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Imposée par la loi, la tenue de comptabilité contribue à la gestion efficace des finances d’une entreprise. Mais lorsqu’on débute dans l’entrepreneuriat, il n’est pas toujours évident de mesurer toute son importance. Pour bien comprendre cette notion, il convient de se poser les questions suivantes : qu’est-ce que la tenue de comptabilité ? Comment faire pour la tenir de façon efficace ?
Tenue de la comptabilité : qu’est-ce que c’est ?
Nécessitant l’intervention d’un comptable, la tenue de comptabilité est une tâche exigeante.
Définition
La tenue de comptabilité consiste pour l’entreprise à répertorier l’ensemble de ses opérations financières, et ce, conformément aux prescriptions du plan comptable. Lesdites opérations concernent aussi bien les sorties que les entrées d’argent.
Pour pouvoir justifier ces flux, les sociétés ont besoin des factures émises et reçues, des quittances, des notes de frais…
Importance pour l’entreprise
Visant essentiellement à lutter contre la fraude, la tenue de comptabilité a deux fonctions essentielles. D’une part, elle permet de justifier les mouvements d’argent (entrées et sorties) en fournissant la preuve de leur existence. Peu importe qu’ils concernent l’acquisition ou la vente de biens ou services, le paiement de salaires ou d’impôts…
D’autre part, la tenue comptable est nécessaire à l’administration fiscale pour calculer le montant de l’impôt sur les bénéfices et des diverses taxes (taxe sur la valeur ajoutée, taxe foncière…).
Caractère obligatoire
À l’exception des auto-entrepreneurs et des entreprises individuelles, toutes les sociétés commerciales ont l’obligation de tenir une comptabilité. Essentielle pour évaluer la progression des activités de l’entreprise, c’est un outil fondamental à son développement.
L’obligation de tenir une comptabilité vise à garantir la pérennité de l’entreprise. Cela décourage les tentatives de fraudes vis-à-vis de l’administration fiscale. En effet, les pièces comptables de l’entreprise sont les premiers éléments à être exigés et examinés dans le cadre des contrôles fiscaux.
Comment bien tenir la comptabilité d’une entreprise ?
Certaines règles sont obligatoires en matière de tenue comptable. Le fait de les respecter permet non seulement de protéger le patrimoine social, mais cela permet également d’éviter des démêlés avec le fisc.
Bien connaître les règles comptables
Les règles comptables sont un ensemble de principes à connaître et à appliquer. Elles permettent de fournir un compte rendu fidèle de la situation financière d’une entreprise et de ses résultats.
Les principales règles auxquelles sont soumises les sociétés sont l’obligation de facturer ses ventes, d’enregistrer de manière chronologique tous les mouvements financiers (achats, ventes, salaires, emprunts, taxes…), de tenir certains registres (livre-journal, grand livre), d’établir des comptes annuels (compte de résultat et bilan) et de conserver tous les documents comptables.
De nombreuses règles spécifiques à connaître existent comme les éléments obligatoires à faire figurer sur les factures de vente ou la manière correcte d’enregistrer les produits de cessions d’éléments d’actifs.
Il existe également des principes fondamentaux à connaître et à suivre afin de garantir la cohérence, le sérieux et la fiabilité de la comptabilité d’une société. Les voici :
- La continuité d’exploitation : cette règle part du principe que la clôture de l’exercice en cours n’équivaut pas à une cessation d’activité. L’entreprise qui clôt son exploitation actuelle est supposée poursuivre ses activités au-delà de la date de clôture de l’exercice actuel. C’est un principe important, car il permet de répartir certaines charges sur plusieurs exercices ou d’enregistrer des amortissements pour des biens acquis au cours de l’exercice mais dont l’utilisation va dépasser la durée de l’exercice en cours.
- L’indépendance des exercices : conformément à cette règle, les exercices doivent être périodiques (ils s’étalent généralement sur une année, sauf cas exceptionnels). Selon ces principes, les pièces et opérations comptables sont rattachées à l’exercice au cours desquelles elles ont été créées ou se sont produites.
- La règle des coûts historiques : ce principe exige que les entreprises inscrivent les biens qu’elles ont acquis dans leur bilan au montant d’achat et non à un montant réévalué. Cependant, si la valeur de l’actif a baissé, le comptable doit enregistrer une provision pour dépréciation.
- La prudence : selon ce principe, les produits ne doivent être comptabilisés que s’ils ont été effectivement réalisés. De même, les pertes probables ou certaines doivent également être comptabilisées même si elles ne se produiront qu’au cours de l’exercice suivant.
- La permanence des méthodes comptables : le but est d’avoir des informations comptables qui sont comparables d’un exercice à l’autre.
- L’importance relative : selon ce principe, les éléments peu importants devraient être passés sous silence. Par contre, tout fait significatif doit être communiqué afin de donner une image de l’entreprise fidèle à la réalité.
- La non-compensation : il est interdit d’additionner des éléments de l’actif et du passif pour n’en donner que le résultat. C’est la même chose avec les produits et les charges du compte de résultat.
- La bonne information : les comptes et informations comptables doivent être clairs et se suffire à eux-mêmes de manière à être compris par le lecteur.
- La prééminence de la réalité sur l’apparence : la comptabilité doit donner une image fidèle et transparente des activités de l’entreprise.
- L’intangibilité du bilan : le bilan d’ouverture du nouvel exercice doit être égal au bilan de clôture de l’exercice précédent.
Avoir un logiciel adapté aux besoins de l’entreprise
Pour faciliter et accélérer la tenue de la comptabilité, il est bon d’acquérir un logiciel comptable. Le choix de ce type d’outils peut dépendre de la forme de la société (entreprise individuelle, SARL, SASU…). Certains logiciels comptables s’adaptent uniquement à des secteurs d’activité spécifiques.
Le choix du logiciel de comptabilité va aussi dépendre de facteurs tels que :
- son prix ;
- sa facilité de prise en main et d’utilisation
- le niveau de l’utilisateur en comptabilité ;
- le système d’exploitation utilisé par la société, etc.
Obtenir et garder toutes les pièces justificatives
Le comptable doit détenir des justificatifs de toutes les transactions réalisées (achats, ventes, transfert de fonds…) par ou au profit de l’entreprise. Qu’ils soient au format papier ou en version numérique, ils doivent être rangés suivant un ordre déterminé (souvent chronologique) et conservés dans un endroit sûr.
Cette exigence vise à garantir la transparence de la gestion financière de l’entreprise.
Se maintenir à jour dans la saisie comptable
Garder à jour sa comptabilité est essentiel pour suivre en temps réel l’état de sa trésorerie. Cela permet de se faire une idée sur l’évolution de l’activité, de localiser rapidement les éventuels dysfonctionnements ou ralentissements afin de pouvoir plus rapidement y remédier.
Faire les déclarations et les paiements dans les temps
Le respect des délais et des échéances est un indicateur renseignant sur la bonne ou la mauvaise gestion d’une entreprise.
Les statuts des entreprises prévoient des délais pour clore leurs comptes, et déposer leur bilan et compte de résultats.
Elles disposent également de délais définis pour s’acquitter de leurs factures et de leurs obligations fiscales et sociales. Le non-respect du temps imparti est susceptible d’entraîner des pénalités.
