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En travaillant en freelance, vous serez amenée à traiter avec différents types de clients, de bons comme de mauvais. Ce sont surtout ceux qui se trouvent dans la deuxième catégorie qu’il vous faudra absolument arriver à gérer pour ne pas mettre votre travail en péril. N’oubliez pas que vous travaillez avec votre client, pas pour lui. Ne laissez donc pas les clients difficiles vous faire douter de vous-même.
Attributions et rôles de la secrétaire
Une secrétaire d’entreprise est une personne de confiance à qui un service, une direction ou une personne confie essentiellement des tâches administratives. Elle suit les instructions et est une salariée de l’entreprise.
La secrétaire indépendante, quant à elle, effectue les mêmes tâches, à la différence qu’elle n’est pas une employée de l’entreprise. Elle dispose de toutes les compétences techniques qu’une secrétaire devrait avoir mais elle doit en plus gérer son entreprise.
Si la secrétaire en entreprise suit les instructions d’une seule personne, la secrétaire freelance quant à elle, travaille pour son compte. Elle doit agir et penser en tant qu’auto-entrepreneur. Elle doit répondre à plusieurs clients différents et agir dans des domaines très variés en même temps.
Pour mieux gérer ses clients, la secrétaire indépendante doit en priorité se bâtir une réputation et justifier de connaissances professionnelles approfondies.
Comment gérer les clients difficiles ?
Le plus difficile pour une secrétaire indépendante n’est pas vraiment le fait de travailler avec plusieurs clients, mais d’arriver à gérer les clients difficiles.
Si vous êtes face à ce genre de clients, ne les laissez pas vous intimider ou profiter de vous, car il est impossible de rétablir une relation équilibrée une fois que vous leur avez permis de penser qu’ils sont vos patrons.
- Affirmez votre personnalité face à ces clients qui souhaitent tout contrôler et qui pensent pouvoir faire les choses mieux que quiconque.
- Créez un tableau de bord pour piloter toutes les tâches demandées afin de faire face aux types de clients pour qui tout est urgent.
- Ne les laissez jamais vous déstabiliser en remettant en question vos compétences ou votre professionnalisme.
- Évitez les clients qui vous demandent de modifier vos termes et conditions en leur faveur. Attention, les clients qui agissent comme tels sont souvent de mauvais payeurs.
Comment organiser vos tâches ?
Vous devez vous être bien organisée pour réussir à gérer différentes catégories de client lorsque vous êtes une secrétaire indépendante.
Dès le départ, clarifiez chaque tâche en la répétant au client dans un e-mail, puis enregistrez l’e-mail afin de pouvoir vous y référer ultérieurement. Posez toutes les questions qui paraissent pertinentes pour éviter des malentendus. L’idéal est de demander au client lui-même de hiérarchiser les tâches pour mieux vous organiser.
Créez ensuite un outil de travail qui vous permettra de classer les tâches par ordre de priorité. Cette méthode vous aidera également à faire part aux clients de la progression et des mises à jour des tâches qui vous ont été confiées.
Pour devenir une secrétaire indépendante hors pair, vous devez relever avec brio tous les défis qui se présentent à vous. Pour y arriver, assurez-vous que vos compétences relationnelles soient plus importantes que vos compétences techniques.
