L’adoption d’un progiciel de gestion intégré (PGI) peut aider une entreprise à gagner en efficacité, à améliorer la qualité de ses données et à réduire les coûts opérationnels. Cependant, cette opération a un coût. Or certains paramètres, certaines situations montrent que disposer d’un PGI serait un avantage pour l’entreprise et donc que le retour sur investissement serait rapide. Ainsi, dans cet article, nous examinerons les signes révélateurs qui indiquent que votre entreprise a tout intérêt à adopter un PGI, puis, nous aborderons les étapes à suivre.

Afin de clarifier le propos, voici quelques définitions d’acronymes :

• PGI : progiciel de gestion intégré (fr.)
• ERP : Enterprise Resource Planning (en.)
• SAP : System Applications and Products in Data Processing (en.). C’est le nom du logiciel ERP leader du marché, développé par la Société Allemande SAP SE.

Les termes PGI et ERP sont synonymes ; le premier est français, le deuxième est anglais. SAP est un équivalent, par abus de langage.

Pourquoi adopter un Progiciel de Gestion Intégré ?

Mettre en place un projet SAP peut offrir de nombreux avantages à une entreprise.

• Amélioration de l’efficacité : Automatiser les processus métiers, va réduire le temps passé sur les tâches manuelles et répétitives. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Meilleure qualité des données : Les PGI intègrent différents processus métiers et flux de données en un seul système centralisé. Cela peut réduire les erreurs de saisie et améliorer la qualité des données. Les informations peuvent également être partagées plus facilement entre les différents départements de l’entreprise.
• Réduction des coûts : Les économies proviennent principalement du gain de temps et de la redistribution des ressources RH, grâce à l’automatisation.
• Meilleure prise de décision : Des données en temps réel sur les activités et des données de meilleures qualités permettent aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques éclairées.
• Amélioration de la satisfaction client : En apportant une réponse plus rapide et plus précise aux demandes clients, les employés proposent une qualité du service élevée.

Tous ces arguments montrent que la productivité de l’entreprise et la qualité du service augmentent après une intégration ERP réussie.

Mais pourquoi toutes les entreprises ne se lancent pas ?

Déployer un système SAP est un investissement. En effet, il faut non seulement payer le prix de la licence mais aussi l’implémentation et la formation des utilisateurs. Le coût oscille entre 5000€ et plus de 100 000€ par mois, en fonction du nombre de modules souscrits et du nombre d’utilisateurs.

Les signes révélateurs que votre entreprise doit adopter un PGI

Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un logiciel ERP. Voici les 5 premiers signes qui doivent vous inciter à demander un devis.

• Signe n°1 : Croissance rapide de l’entreprise

Ainsi, votre entreprise connaît une augmentation significative du nombre de transactions, de clients, de produits et de services proposés. Cela peut rendre difficile la gestion manuelle des processus, réduire la qualité de la communication interne et aboutir à des problématiques de prise de décisions.

• Signe n°2 : Difficultés à centraliser les données

Si votre entreprise utilise plusieurs systèmes différents pour gérer ses opérations, il peut être difficile de centraliser les données et de les intégrer. Selon une étude, les entreprises ayant mis en place un Progiciel de Gestion Intégré ont constaté une amélioration de 20 % de la qualité des données.

• Signe n°3 : Manque de visibilité sur les activités de l’entreprise

Votre organisation n’est pas suffisante pour obtenir une vue d’ensemble des activités de l’entreprise. Un SAP ERP peut aider à améliorer la planification et la gestion des ressources.

• Signe n°4 : Multiplication des outils et des systèmes non intégrés

Avec plusieurs outils et systèmes non intégrés, la gestion des opérations peut perdre en efficacité et générer des erreurs et des coûts supplémentaires liés aux processus métiers.

• Signe n°5 : Trop de tâches manuelles ou répétitives

Cela peut entraîner des erreurs, une perte de temps et une augmentation des coûts. Selon une étude, les entreprises disposant d’un logiciel ERP ont constaté une réduction de 50 % du temps consacré aux tâches administratives, ce qui peut libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comment fonctionne un progiciel de gestion intégré ?

Le fonctionnement d’un PGI repose sur la collecte centralisée de données provenant de différents départements de l’entreprise, tels que la production et les ventes. L’objectif principal est d’éviter la duplication des données et de permettre à l’entreprise de disposer de données complètes et uniques. Grâce à sa nature synchronisée, la base de données du PGI est continuellement mise à jour, chaque opération effectuée par un utilisateur à n’importe quel niveau entraînant une mise à jour de la base de données.

La solution PGI est structurée autour de trois composantes principales. Tout d’abord, il y a la suite, qui est la structure générale de l’ERP (Enterprise Resource Planning) composée de modules intégrés, chacun offrant de nombreuses fonctionnalités spécifiques.

Les modules, également connus sous le nom d’applications métier, sont des composants du PGI qui traitent des domaines spécifiques tels que les ventes, la gestion des stocks, la production, les achats, etc. Chaque module se concentre sur un métier spécifique de l’entreprise.

Enfin, les fonctionnalités font référence aux opérations spécifiques que les utilisateurs du PGI peuvent effectuer dans chaque module. Ces fonctionnalités sont adaptées aux activités menées par chaque département de l’entreprise et permettent d’automatiser et de rationaliser les processus.

Les étapes à suivre pour adopter un PGI

1. Évaluation des besoins de l’entreprise : Par principe, un Projet SAP doit apporter une solution personnalisée. En effet, la force d’un PGI est de donner la possibilité d’intégrer différents modules qui font le lien vers les processus métiers. Ainsi, il est important de déterminer les besoins de votre entreprise en matière de gestion et de comprendre les processus clés qui peuvent ou doivent être optimisés.
2. Sélection d’un Progiciel de Gestion Intégré : Après avoir évalué vos besoins, recherchez les différents fournisseurs de ERP et comparez leurs offres. Vous devriez également demander des références et des témoignages d’utilisateurs actuels.
3. Planification de la mise en œuvre : Cela comprend la définition des processus clés et la planification des tests.
4. Personnalisation : Pour tirer le meilleur parti de votre logiciel ERP, vous devrez le personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques. Cela peut inclure la création de rapports personnalisés, la configuration des modules et la définition des flux de travail.
5. Migration des données : Avant de commencer à utiliser votre nouveau PGI, vous devrez transférer toutes vos données de l’ancien système vers le nouveau. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour cette étape.
6. Formation et support : La formation et le support des utilisateurs sont essentiels pour une adoption réussie du PGI. Assurez-vous de fournir une formation adéquate à tous les utilisateurs du PGI et de disposer d’un support technique pour résoudre les problèmes qui pourraient survenir.

Quels que soient votre situation et le signe révélateur identifié, ne tergiversez pas pour signer un Progiciel de Gestion Intégré. Le temps joue contre vous. Notre ultime conseil est donc de recruter un consultant SAP pour la mise en place de votre projet SAP. Vous y gagner donc en temps et en qualité pour une mise en place clé en main.

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