Sommaire
Depuis 2020, les entreprises et micro-entreprises qui facturent l’État et les collectivités territoriales sont obligées de les envoyer par voies électroniques. D’ici à quelques années, toutes les sociétés devront transmettre une facture électronique à leurs clients et leurs fournisseurs. Il peut être assez difficile de passer d’une facturation classique à une facturation digitale. Toutefois, cette approche offre de nombreux avantages pour votre entreprise et pour l’environnement. Focus sur le sujet.
Qu’est-ce que la facturation digitale ?
Contrairement à ce que la plupart des gens pensent, il ne s’agit pas de la facture que vous envoyez d’habitude en pièce jointe. Pour qu’une facture soit qualifiée comme électronique, elle doit être réalisée, envoyée, reçue et aussi enregistrée sous forme électronique. Comme une facture traditionnelle, la version électronique doit respecter les conditions légales et contenir les mentions obligatoires. Voir le site ci-après pour en savoir plus sur les logiciels de gestion des factures.
Les enjeux de la réglementation
Selon la loi des finances mise en vigueur en 2020, la facturation numérique vise à :
- optimiser la compétition entre les entreprises ;
- lutter contre toute forme de fraude concernant la TVA ;
- faciliter la déclaration de TVA.
Ne manquez pas notre article Facturation électronique : les opportunités de l’obligation 2024
Quelle est la différence entre facture dématérialisée et facture électronique ?
La facturation dématérialisée consiste à scanner la version papier pour mieux l’archiver. Par contre, la facture électronique est créée sous forme numérique. Il existe deux formats possibles : PDF ou EDI (Échange de Données Informatisées). Ne restez plus sur l’idée que les PDF sont non personnalisables : il est facile d’ajouter un filigrane sur un PDF.
Quels sont les avantages de la facturation digitale ?
La baisse d’empreinte de carbone
En optant pour la facturation digitale, la société contribue à la préservation de l’environnement. En fait, cette approche réduit considérablement l’empreinte de carbone. Selon une étude, un papier A4 génère 10,22 grammes de CO2. Toutefois, une page électronique ne dépense que 0,72 gramme de dioxyde de carbone.
Facturation digitale : réduire les erreurs de saisie
Quand on parle de facturation, toute erreur porte à conséquences. Avec la facturation numérique, tout le processus est automatisé. De ce fait, vos employés ne risquent plus de faire des erreurs de saisie.
Réaliser des économies majeures
La réduction des coûts est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises optent pour la facturation digitale. Vous n’avez plus besoin de faire des impressions, d’envoyer la facture par voie postale, etc. De ce fait, la facture électronique réduit le budget administratif de 60 à 80 %.
Optimisation de la productivité grâce à la facturation digitale
Elle permet à vos collaborateurs comptables de se concentrer sur d’autres tâches. En fait, les paiements, les rappels et les relances auprès des fournisseurs et des clients se feront automatiquement.
Délai d’envoi et de paiement optimal
Avec la facturation digitale, la durée d’acheminement est plus courte. Ainsi, les procédures d’envoi et de réception des factures seront plus rapides.
Facturation digitale : Archivage selon les normes
Pour les factures classiques, vous devez respecter un système d’archivage légal, agile et sécurisé. En d’autres termes, elles doivent être signées et stockées pendant une durée bien déterminée. En utilisant la facturation digitale, vous obtenez une réduction du coût d’archivage et un accès facile à vos données. Les signatures électroniques assurent l’authenticité et l’originalité de vos factures.
En conclusion, vous l’aurez compris la facturation digitale est un des leviers pour optimiser la gestion d’entreprise. De nombreux outils sont à votre disposition.
