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Lorsque l’on fait référence à une conférence, on pense tout de suite un événement professionnel important, avec divers intervenants experts. Se passant sur un ou deux jours, elle réunit plusieurs personnes pour débattre sur un sujet précis. Voyons les atouts pour une entreprise d’organiser une conférence pour ses équipes.
Organiser une conférence : pourquoi ?
L’organisation d’une conférence apporte beaucoup d’avantages à une entreprise. On la planifie pour :
- mobiliser le personnel dans le but d’atteindre un objectif ou d’adopter une nouvelle stratégie ;
- sensibiliser sur une problématique précise ;
- faire émerger des idées et débattre sur un sujet d’actualité ;
- stimuler un changement.
La conférence représente l’opportunité parfaite pour se faire un nom dans le domaine, tout en prouvant son expertise et son savoir-faire. Enfin, c’est un événement propice aux rencontres.
Comment organiser une conférence réussie ?
L’organisation d’une conférence n’est réussie que si tout se fait dans les règles. Il faut donc s’y prendre plusieurs mois à l’avance pour une meilleure organisation.
En amont de l’événement
Vous devez tout d’abord mettre en place le budget en prenant en compte toutes les dépenses. Ensuite, une fois cela fait, vous devez rechercher une salle qui concorde avec l’objectif et la thématique de l’événement. D’ailleurs ces deux détails permettront d’établir le profil des participants. Il n’est pas productif d’inviter tout le monde, mais uniquement les personnes concernées par le sujet de la conférence. Lors du choix de la date, faites une croix sur les jours fériés, les weekends ou les jours d’élection. Vous en profiterez par ailleurs pour définir la durée de la conférence. N’oubliez pas d’effectuer la recherche de l’intervenant idéal pour votre événement.
Le jour de la conférence
Le jour J vous devez arriver suffisamment tôt afin de donner les dernières indicatives aux équipes techniques. De plus, vous pouvez animer un briefing avec les intervenants et les divers prestataires, accueillir les invités et respecter le timing.
Après l’événement
Il ne faut pas oublier de gratifier les divers intervenants et les participants. Pourquoi ne pas les proposer de répondre à un questionnaire de satisfaction ? Aussi, c’est la meilleure occasion de faire un résumé de la conférence et de partager les moments forts sur les réseaux.
Pourquoi participer à une conférence ?
Si les entreprises ont de nombreux bénéfices à organiser une conférence, c’est le cas aussi des participants et des salariés. Ils peuvent en effet élargir leur contact plus facilement. C’est également l’occasion de trouver une source de motivation nouvelle et de booster sa motivation. Dans le feu de l’action, on se donnera tous les moyens pour atteindre ses objectifs. En effet, avec la routine et les différentes embûches, on perd peu à peu la motivation. Néanmoins, en assistant à une conférence, on se dote de nouvelles armes pour se challenger.
Et un séminaire interactif ?
Avec le développement des nouvelles technologies et surtout la crise sanitaire, le digital est omniprésent si bien que l’on se met à organiser des conférences interactives.
Ces événements à distance sont tout aussi avantageux qu’un séminaire en présentiel, que ce soit pour les dirigeants ou les collaborateurs.
