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Le rôle du service de secrétariat est d’une grande importance pour une entreprise. Toutes les communications, les prises de rendez-vous, la gestion de l’agenda passent en effet par lui. Aujourd’hui, grâce à internet, il est désormais possible de faire appel à un service de secrétariat à distance, une solution à envisager pour tous les avantages qu’elle offre.
Pourquoi faire appel à un service d’assistance bureautique ?
Pour rester concurrentiel, quel que soit votre secteur d’activité, vous devez être à l’écoute de vos clients, répondre à leurs attentes et vous adapter à leurs besoins qui sont de plus en plus pointus. Un secrétariat à distance de qualité est indispensable pour pouvoir être à même d’identifier les services à qui s’adresse les requêtes, d’organiser les évènements, de classer les dossiers, de gérer les appels entrants et sortants. Le service assistance bureautique doit être pris en charge par une personne polyvalente, disponible et flexible.
Le télésecrétariat pour vous faire gagner du temps
Pour que votre entreprise puisse se consacrer entièrement à ses activités principales, externaliser vos services de secrétariat est une solution à envisager. Le télésecrétariat vous fait en effet gagner du temps, puisque vous confiez les attributions d’une secrétaire interne à des compétences externes. L’externalisation ne change en rien vos relations avec vos clients. Ils seront toujours au cœur de vos préoccupations, puisque le secrétariat reste l’un des premiers contacts qu’ils ont avec votre entreprise.
La gestion des appels téléphoniques fait en effet partie intégrante du métier de secrétaire. Votre entreprise n’a pas forcément la possibilité de recruter plusieurs secrétaires pour une permanence téléphonique 24h/24 et 7j/7, le télésecrétariat peut résoudre ce problème. Tous vos appels sont envoyés vers le centre d’appel qui se chargera d’identifier les urgences et de les rediriger vers votre téléphone personnel ou vers celui du service concerné.
Une domiciliation d’adresse pour vous rapprocher de votre clientèle
L’assistance bureautique à distance vous évite de recruter du personnel qui représente une charge supplémentaire pour votre entreprise. Vous pourrez ainsi disposer d’un espace supplémentaire qui vous sera plus utile pour la création d’un bureau plus grand pour votre personnel. Le secrétariat à distance vous permet par ailleurs de bénéficier d’un service de domiciliation. Il réceptionnera tous vos colis et tous vos courriers et vous les transférera le plus rapidement possible. Si votre entreprise n’est pas encore en mesure de louer des locaux, cette solution reste plus avantageuse, car elle est généralement sans engagement et vous permet pourtant de louer un endroit pour vos réunions ou pour les bureaux de la direction dans un quartier plus accessible pour votre clientèle.
Les services de professionnels du métier pour le développement de votre entreprise
L’externalisation de vos services ne vous permet pas uniquement de gagner du temps, cela vous permet également d’accéder aux services de professionnels spécialisés dans des secteurs nécessitant des compétences très approfondies, comme c’est le cas dans le secteur médical par exemple. Comme la secrétaire médicale que vous aviez à votre cabinet, ils réceptionnent les appels de vos patients, organisent le planning de vos rendez-vous en priorisant les urgences, rappellent les patients qui doivent se présenter à votre cabinet. Ils tiendront également vos fichiers clients à jour pour que vous puissiez les suivre au quotidien.
Si vous œuvrez dans un secteur où la relation client est l’un des piliers de développement de votre entreprise, l’externalisation de votre service de secrétariat vous donne également les outils nécessaires pour que vous puissiez la développer grâce à une gestion commerciale optimisée. Vous aurez ainsi une équipe qui ne limitera pas ses services à la gestion des appels téléphoniques. Elle s’occupera de les accueillir et de les accompagner tout au long du processus que vous avez mis en place ensemble. Le service d’assistance bureautique prendra également en charge la gestion des dossiers et des fichiers qui passent par lui et offrira la garantie de la confidentialité des informations auxquelles il aura accès.
Une plus grande flexibilité et des économies à l’usage
L’externalisation de votre secrétariat vous offre des avantages à plusieurs niveaux. Même si vous n’êtes pas à votre bureau, le télétravail s’étant imposé pour plusieurs d’entre nous avec la pandémie, vous pouvez accéder à une plateforme collaborative sur laquelle sont centralisées toutes les informations inhérentes aux appels entrants ou sortants. Par ailleurs, cette solution vous permet de réaliser des économies sur votre budget alloué à un service de secrétariat en interne. Vous n’avez en effet pas à vous acquitter de charges patronales ou sociales. Vous avez la possibilité de choisir une formule à la carte selon vos besoins.
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