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Dans une entreprise, un nombre élevé d’employés nécessite une organisation rigoureuse du temps et la mise en place d’outils de suivi. Les évènements suivis sont les arrivées, les départs, les temps de repos minimum obligatoires et les heures supplémentaires. Ils peuvent être plus spécifiques comme les délais de réalisation d’une tâche au sein d’un projet. Alsaeci vous propose de détailler les buts et les outils dédiés à la gestion des temps et le suivi des activités en entreprise.
Objectifs de la gestion des temps et le suivi des activités
La gestion du temps et le suivi des activités sont deux des piliers des Ressources Humaines (RH) en entreprise. Le chef d’entreprise tire de ces données une meilleure connaissance des paramètres pour le pilotage de l’entreprise. Les objectifs sont multiples et les principaux pour l’entreprise sont :
- de contrôler la productivité
- de réduire les coûts
- d’augmenter l’efficacité
Ainsi, le suivi des activités permet aux employeurs d’analyser les performances passées et présentes afin de déterminer où il peut y avoir des améliorations. Cela leur permet également d’identifier les moyens par lesquels les employés peuvent être plus efficaces et productifs. De plus, en surveillant le temps consacré à chaque tâche, il est possible d’optimiser l’allocation des ressources pour minimiser les coûts et maximiser la productivité.
Vous l’aurez compris, il y a un grand intérêt à organiser les services. Maintenant, voyons les outils disponibles.
Les outils de gestion des temps
Les outils de gestion des temps permettent de mieux contrôler l’utilisation du temps en fonction de vos ressources humaines.
Les outils de suivi du temps en self-service
La mise en place d’un suivi en self-service, comme une pointeuse ou une badgeuse est simple et rapide, puisque c’est le collaborateur lui-même qui pointe. La pointeuse garantit un enregistrement fiable et incontestable du temps de travail. Vos employés peuvent également l’utiliser pour faire une demande d’absence ou consulter leurs données personnelles. La pointeuse peut être physique, comme un appareil installé à l’entrée du bureau par exemple, ou virtuel dont le pointage se fait sur internet ou via une application sur smartphone.
Les solutions informatiques
Il existe énormément de logiciels dédiés à la gestion des temps et le suivi des activités en entreprise. Solution indépendante ou module s’intégrant à une solution informatique tierce, son prix varie beaucoup selon l’éditeur et la spécificité métier. Automatisation et facilitation sont les mots d’ordre de ce type de logiciel du quotidien.
Enfin, il est capital que ces outils de suivi des temps soient faciles à utiliser et bien intégrés dans l’environnement informatique de l’entreprise afin qu’ils puissent être efficacement mis à jour et gérés.
Les outils de suivi des activités
Les outils de suivi des activités sont des logiciels pour les managers afin de développer, organiser et gérer le travail de leur équipe. Ces outils permettent non seulement aux managers de suivre leurs projets, mais aussi d’assurer que chaque tâche est effectuée correctement et à temps. Les outils de suivi des activités peuvent aider les managers à rester en contact avec leurs clients, à surveiller l’avancement des projets et à organiser des rapports précis pour une meilleure gestion. De plus, ces outils peuvent être utilisés pour planifier et attribuer des tâches aux membres de l’équipe, ce qui contribue à améliorer la productivité et l’efficacité globale.
Afin de rester compétitives, les entreprises doivent optimiser les ressources et baisser les coûts. Et, la gestion des temps et le suivi des activités sont au cœur de cette démarche d’organisation. Ainsi, avec des outils pertinents, l’entreprise peut mettre en adéquation les ressources avec les besoins.
