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Les ressources humaines constituent un élément phare dans le bon fonctionnement de l’entreprise. D’où l’importance de mettre en place la GPEC ou gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Cet outil de gestion RH permet de cerner les besoins de l’entreprise. L’objectif est d’établir le plan d’action qui va l’aider à supprimer l’écart entre ses besoins et sa situation réelle en vue d’une amélioration. De quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les avantages réels de la mise en place d’une GPEC ? Comment mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et quels outils utiliser ?
En quoi consiste la GPEC ?
Mais qu’est-ce que la GPEC ? Vous devez le savoir et le maîtriser afin d’établir une stratégie RH efficace (tout savoir sur le logiciel My people doc pour vos RH). Aussi appelée GEPP ou gestion des emplois et des parcours professionnels, la GPEC se concentre sur une méthode anticipative qui permet la concordance entre les emplois, les compétences et les objectifs de l’entreprise. Autrement dit, cet outil de gestion RH permet à l’entreprise d’anticiper les évolutions organisationnelles, sociales, économiques et technologiques. L’objectif est d’adapter les compétences de vos salariés pour qu’ils puissent mieux y faire face.
Grâce à cette méthode, vous êtes en mesure de :
- déterminer les évolutions des emplois, missions et compétences existants,
- prévoir des changements au niveau des effectifs (réorganisation, recrutement, promotion…) pour répondre aux besoins de l’entreprise qui, elle aussi, évolue en permanence.
Pour ce faire, la GPEC s’appuie sur l’anticipation et l’élaboration d’un plan d’action afin d’assurer la pérennité de l’activité de l’entreprise. On parle alors d’une démarche de gestion proactive ancrée sur le management des compétences.
Les entreprises avec un effectif de 300 salariés ou plus ont l’obligation de mettre en place une GPEC et de procéder à des négociations tous les 3 ans. Néanmoins, les petites et moyennes entreprises n’en sont pas moins exclues, car c’est une démarche proactive indispensable.
Le nombre total de vos salariés est inférieur à 300 ? Sachez que vous pouvez bénéficier d’un dispositif d’aide financière provenant de l’État allant jusqu’à 50 % du budget dans la limite de 15 000 € pour obtenir un accompagnement. Le plan de développement des compétences de votre entreprise devra ainsi s’adapter avec la GPEC mise en place.
Pourquoi mettre en place une GPEC ? Quels impacts pour l’entreprise ?
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences permet à l’entreprise de :
- anticiper l’évolution des carrières et métiers,
- ajuster les compétences aux demandes économiques, sociales, organisationnelles et technologiques,
- rester dans la course et prendre ou garder une longueur d’avance sur la concurrence,
- développer une meilleure gestion des âges.
Il revient à l’employeur de décider de la mise en place d’un accord afin d’organiser les négociations de la GPEC avec la périodicité, les thématiques et les modalités. Si tel n’est pas le cas, la négociation doit se faire tous les 3 ans.
Les étapes à suivre pour mettre en place une GPEC
Comment élaborer la GPEC ? Quelles sont les étapes à suivre pour que cette méthode porte ses fruits ? Il faut commencer par un diagnostic complet et détaillé de tous les métiers et les compétences des salariés. Il convient aussi d’évaluer les outils utilisés dans la gestion des ressources humaines. Cela peut concerner les fiches de poste, les grilles d’entretien, les référentiels métiers, etc.
L’étape suivante consiste à définir les postes à pourvoir et les compétences avec les objectifs que vous aimeriez atteindre. Votre entreprise peut se projeter dans l’avenir en fonction du diagnostic précédent et de la stratégie adoptée (sur le moyen ou le long terme). Le contexte social, économique, juridique et technologique existant doit également être pris en compte pour déterminer les écarts qui existent avec la situation actuelle. Forces et faiblesses seront déduites grâce à cette analyse. Le plus souvent, cette étape nécessite l’intervention d’un consultant externe spécialisé dans ce domaine spécifique.
Enfin, vous pouvez déterminer toutes les améliorations et les actions nécessaires :
- quelle stratégie adopter pour une bonne démarche GPEC ? Entretien, bilan de compétences, formations spécifiques, mobilité, etc.
- quelles dispositions sont requises pour le suivi de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ? Vous pouvez vous baser sur différents indicateurs ou procéder à certains ajustements.
Nous vous recommandons de définir les actions à mettre en place pour accompagner la démarche GPEC : validation des acquis de l’expérience (VAE), nouvelle organisation du travail… Les modalités de suivi de la démarche (indicateurs de réalisation des actions prévues, groupes de travail, modalités d’ajustement…) sont également à prévoir.
Les outils SIRH à considérer
L’utilisation d’un outil SIRH spécifique, ou Système d’Information Ressources Humaines, est parfois requise pour chacune des étapes à franchir. Pour le diagnostic et l’analyse des emplois et des compétences, plusieurs outils sont proposés : référentiel d’emploi et de compétence, cartographie des compétences disponibles et détermination des passerelles de mobilité.
Ensuite, vous pouvez passer à l’élaboration d’un plan d’action en utilisant des outils RH pour chacune d’elles : entretien, formation, plan de recrutement et de mobilité, gestion des talents, etc. La collecte et l’enregistrement des résultats peuvent être réalisés sur un tableau de bord RH. Vous pourrez alors suivre de près l’efficacité de la GPEC mise en place.
Du côté des outils SIRH, il existe aujourd’hui des logiciels de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Le logiciel révélateur de talents se base sur la qualité des talents de vos employés. Il vous aide à détecter les forces et les faiblesses en matière de compétences et à définir les actions pour favoriser le développement du potentiel de chaque salarié. Il s’agit d’un outil puissant et performant pour attirer, fidéliser et développer les profils les plus prometteurs. De plus, il est conçu pour faciliter votre GRH grâce à la digitalisation et à l’automatisation du processus.
Autres conseils RH utiles pour améliorer les compétences
Vous avez désormais une meilleure vision de ce qu’est une GPEC. Voici quelques conseils qui pourraient vous aider dans votre gestion des ressources humaines et surtout des compétences :
- diversifier les recrutements : offrez des opportunités aux jeunes talents motivés en favorisant leur insertion professionnelle. Plutôt que de toujours rechercher le profil avec un grand nombre d’années d’expérience, prenez le temps de coacher vos salariés et de remettre à niveau leurs compétences. De ce fait, nous vous invitons à mettre en place un système d’apprentissage,
- améliorer le management des âges : établissez une politique vous permettant de bien comprendre les besoins spécifiques de chaque génération au travail et d’y répondre efficacement,
- promouvoir l’égalité professionnelle : en tant qu’indicateur de progrès social, l’égalité professionnelle devrait être favorisée dans l’entreprise pour attirer les meilleurs profils,
- privilégier la QVT ou qualité de vie au travail : plus il fait bon vivre dans votre entreprise, moins vous aurez de mal à recruter.
Avec l’évolution rapide des entreprises dans cet environnement mouvant, la mise en place d’une GPEC est indispensable. Elle est nécessaire pour ajuster les compétences aux emplois, adapter des postes et définir une grille de rémunération.
Il est de mise de recourir à cet outil de gestion RH pour profiter de tous les avantages qu’il propose, vous permettant ainsi d’assurer un encadrement de proximité collectif. Vous avez désormais les clés en main pour réussir votre projet.
