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Pour une entreprise, l’événement sportif représente une opportunité pour booster sa visibilité. Une marque peut aussi en profiter afin de véhiculer ses valeurs et de promouvoir ses nouveaux produits. L’événement sportif est un support de communication efficace qui contribuer à la prospérité et à la notoriété d’une entreprise. Pour atteindre ces objectifs, il faut néanmoins réaliser une mise en place bien pensée. Nous vous proposons ainsi le guide ultime pour l’organisation de votre événement sportif.
Planifiez votre événement à l’avance
Un événement réussi requiert une préparation de plusieurs mois. Avant d’entamer toute démarche, commencez par définir clairement vos objectifs. Il existe une infinité de bonnes raisons d’organiser un événement sportif, mais ce sera à vous de voir quelles sont les vôtres. Cela vous aidera à axer l’événement vers vos principaux objectifs. C’est également en première étape que vous définissez le type d’événement à mettre en place. Il peut s’agir d’une compétition, d’un tournoi, d’une rencontre sportive, etc. Vous devez surtout déterminer quelle discipline vous mettrez à l’honneur.
Une fois cela fait, fixez la date. Cette étape est très délicate, car elle doit prendre en compte la disponibilité des participants. Idéalement, il faut que l’événement ait lieu durant le week-end ou un jour férié. Assurez-vous qu’aucun autre événement majeur n’est organisé dans la ville et aux alentours à cette date. Listez ensuite les étapes et les opérations qui vous attendent. Vous devez en amont savoir à quelle période de l’organisation chaque tâche doit être réalisée.
Choisissez un lieu qui peut accueillir tous vos invités
L’endroit où se déroulera la manifestation sportive doit d’abord tenir compte du type de sport pratiqué. Il faut que le site soit équipé des infrastructures adaptées aux activités prévues. En plus de l’existence des terrains et des aires de jeu indispensables, vérifiez la présence d’autres éléments tels que les vestiaires. Si le site n’en dispose pas, renseignez-vous concernant la possibilité d’en installer provisoirement pour les participants. Vous avez aussi intérêt à étudier la capacité d’accueil du lieu. Assurez-vous que celle-ci correspond avec le nombre de personnes que vous attendez.
Lorsque vous analysez cette capacité d’accueil, n’oubliez pas de prendre en compte les organisateurs et les invités, en plus du public et des participants. Pensez en outre à l’accessibilité des lieux. Vous risquez de perdre un potentiel public si le site s’avère un peu difficile d’accès. Choisissez si possible un lieu accessible en voiture et desservi par les transports en commun. Il doit aussi mettre à disposition des participants un parking. Lorsque vous aurez défini le lieu où se déroulera l’événement, vous pourrez entamer les démarches administratives. Les demandes d’autorisation et les diverses déclarations varient en fonction de la nature du sport qui sera mis à l’honneur.
Prévoyez des cadeaux pour renforcer votre identité
L’événement sportif peut être une opportunité pour booster sa visibilité. Vous pouvez véhiculer votre identité en distribuant des cadeaux personnalisés. Nous vous donnons quelques idées d’articles que vous pourrez offrir aux participants pour réussir votre communication.
Des bonnets de bain personnalisés
Ce type de cadeau est parfait si l’événement inclut une compétition de natation. Cet article est indispensable pour l’athlète et constitue un support parfait pour votre logo. Inscrivez-y votre identité visuelle, votre message et le nom de l’événement. Vous pouvez aussi offrir un bonnet de bain personnalisé à chaque membre du public lors de votre événement sportif en organisant des petits concours.
Des gourdes
La gourde est un objet dont les sportifs se servent tout le temps. De nos jours, les bouteilles d’eau jetables commencent à être exclues pour des raisons écologiques. Cela favorise l’utilisation des gourdes, du fait de leur réutilisabilité et de leur durabilité. Vous disposez de divers choix de designs, variant de la couleur au matériau de fabrication. Dans tous les cas, cherchez un modèle original à personnaliser afin de marquer les esprits.
Des sacs de sport
Chaque sportif a besoin d’un sac de sport dans lequel ranger ses affaires. Vous pouvez alors en offrir un à vos participants. Cet accessoire a l’avantage d’avoir un espace plus large pour accueillir votre publicité si besoin est. Un autre intérêt de l’article, c’est que ce sera un objet que l’athlète emportera durant ses entraînements. Votre logo sera aperçu à chaque fois qu’il portera le sac personnalisé. Vous avez en outre le choix parmi une large gamme de designs et pouvez ainsi varier les modèles distribués.
Assurez-vous que vous avez les fournitures nécessaires
Il est recommandé de dresser une liste de tous les équipements nécessaires lors de l’événement afin de ne rien oublier. Les accessoires principaux sont évidemment ceux liés aux sports à pratiquer lors du jour J. Ceux-ci dépendent évidemment de la nature de chaque discipline. Pensez aussi à prévoir le matériel pour l’arbitrage : sifflet, chronomètre, etc. Vous avez par ailleurs la possibilité de nouer un partenariat avec un magasin d’équipements sportifs qui vous fournira ces éléments.
Vous aurez probablement besoin de mettre en place des chapiteaux ainsi que des équipements pour l’animation. Ces derniers comprennent notamment la sonorisation et le vidéoprojecteur. Il faut aussi prévoir des dispositifs de rangement pour ranger les accessoires divers et les récompenses. Les dispositifs de soins font également partie du matériel à préparer. Ceux-ci concernent les trousses de premiers secours ainsi que les autres équipements de sécurité nécessaires.
Recrutez des participants et des bénévoles
Pour organiser un événement sportif, il faut constituer une équipe d’organisateurs. Dans ce cadre, de nombreuses entreprises recrutent des bénévoles pour des raisons financières. Parallèlement, il faut aussi promouvoir l’événement afin d’inviter les sportifs à participer.
Le recrutement de bénévoles
Avant de lancer la campagne de recrutement, commencez par définir vos besoins. Le nombre de bénévoles nécessaires doit correspondre à la quantité de tâches à faire. Déterminez les différents rôles à occuper durant la manifestation sportive. Vous aurez par exemple besoin d’une personne pour la billetterie, une autre pour gérer la communication, un responsable logistique, des bénévoles pour gérer les entrées, etc. Listez ensuite les compétences requises selon chaque poste. Une fois cela fait, procédez à la rédaction des annonces. Mentionnez-y les différentes conditions que vous posez. Insistez sur le fait que le travail s’agit d’un bénévolat, et qu’il n’y a donc pas de rémunération prévue.
Publiez ensuite les annonces sur les sites dédiés. Si vous peinez à trouver des candidats, contactez le responsable du lieu qui accueillera l’événement. Celui-ci peut peut-être vous donner quelques contacts de bénévoles. Lorsque vous aurez constitué l’équipe, assignez les rôles. Procédez à des séances de formation afin que ces bénévoles maîtrisent parfaitement leurs tâches. Faites part de vos attentes à ces derniers par rapport à leur présence.
La promotion de l’événement
Attirer des participants commence par la création d’un nom. C’est l’une des premières choses que le public va voir ou entendre. Le nom de l’événement doit être original, attractif et refléter la ou les disciplines qui domineront le jour J. Travaillez bien les aspects marketing et de communication. Si vous ciblez une communauté locale, vous pouvez vous contenter d’une campagne d’affichage. Assurez-vous simplement de disposer les affiches dans des lieux clés tels que les salles de sports et les terrains de jeu.
Si votre événement est en revanche d’une plus grande ampleur, vous êtes obligé d’investir dans une stratégie plus coûteuse. Il est conseillé de collaborer avec un influenceur sport pour atteindre facilement un public large. Dans tous les cas, la création d’une page sur les réseaux sociaux s’avèrera importante. Ce sera un autre support de communication et un outil efficace pour faciliter l’interaction avec l’audience.
Créez un programme pour les événements de la journée
N’oubliez pas de créer un programme détaillé du jour J. Établissez une liste de toutes les activités prévues. Programmez les heures du début et de la fin de chaque activité. Prévoyez les horaires de la remise des prix et ceux de la fin de l’événement sportif. Si des discours ont lieu d’être, vous devez fixer une durée dédiée à cela. Il importe par ailleurs que tous les organisateurs aient à portée de main ce programme détaillé. Cela peut faciliter le travail de certains membres de l’équipe. La réussite d’un événement sportif repose sur une bonne organisation. Les étapes à franchir peuvent être fastidieuses et requièrent ainsi votre totale implication. Veillez à former une équipe engagée en qui vous pourrez compter.
