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Un voyage constitue une perspective exploitable pour une société d’étendre son activité. Pourtant, sa réussite demande une préparation minutieuse pour assurer son bon déroulement. De la réservation du billet d’avion, les hôtels pour le séjour, ces petites tâches ne sont pas si anodines que vous le pensez. Quels sont les services à gérer impeccablement pour optimiser son séjour business ?
Organiser le voyage et le séjour
Une fois votre destination pour le séminaire, le voyage d’affaires ou l’évènement d’entreprise déterminée, il vaut mieux préparer votre départ. Cette première étape constitue une mission classique proposée par la plupart des agences de voyages. Sauf qu’un organisateur spécialisé propose des prestations au-delà de ce service.
Préparer le moyen de déplacement
En fonction de votre ordre de mission, le transport idéal dépendra de votre budget et de la localisation géographique. Choisir un avion ou un train, en solo ou en groupe, le professionnel se chargera de trouver celui qui vous convient. Les services spécialisés compareront le prix de chaque compagnie pour vous dénicher l’offre adéquate.
Cela vous permettra un gain de temps précieux, mais également d’économiser pour d’autres besoins financiers plus importants. La réservation et la préparation de vos papiers de voyage tel que les passeports, visas seront également prises en charges à ce moment.
Trouver un lieu d’hébergement
Outre le transport, vous pouvez aussi confier votre hébergement à un organisateur professionnel de voyage professionnel. La plupart de ces entités travaillent en partenariat avec des hôtels et des restaurants de renom. Cela leur permet de profiter d’un prix compétitif pour ses clients.
Régulariser les documents nécessaires
La génération actuelle se distingue par un développement accru des moyens de communication digitale. Sauf qu’un voyage d’affaires sera une opportunité pour une entreprise de revoir les négociations finales d’un projet. Sans cette étape, les chances pour la réalisation de l’opération peuvent être minimes. D’ailleurs, un détail oublié peut tourner le voyage d’affaires au désastre donc autant faire le maximum pour l’organisation. Voici donc ce que pouvez déléguer aux services-voyages-affaires concernant vos paperasses administratives :
- Numériser vos documents personnels et stockez-les par exemple sur my people doc : justificatif d’identité, visas, passeports, cartes de crédit, etc. ;
- Réunir les documents professionnels dont vous aurez besoin lors de la réunion dans un plusieurs lieux sûr et sécurisé : supports dans votre ordinateur, dans une clé USB ou quelconque fichier multimédia ;
- Traduire à l’avance les documents nécessaires selon la langue du pays de destination, grâce à l’outil dita par exemple ;
- Mettez à portée de main la feuille de route du voyage d’affaires.
Assurer les détails logistiques supplémentaires
Si besoin, louez une voiture, un taxi ou une navette pour assurer votre déplacement ou celui du groupe.
À part le déplacement, prévoyez également les moyens de paiement comme une carte de crédit adapté aux opérations internationales par exemple. Cela vous épargnera des soucis et des stress liés aux transactions monétaires.
Dernier détail : Lors de votre séjour, il est indiqué de surveiller votre état de santé en souscrivant à une assurance maladie. Enfin, n’oubliez pas de recharger votre mobile d’un forfait à l’international ou celui de votre pays d’accueil. En le prévoyant, vous n’aurez aucun incident lié à la communication pendant la durée de votre voyage.
