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L’édition d’une facture est une obligation qui incombe à toutes les entreprises, assujetties ou non à la TVA. Elle est nécessaire pour toutes les transactions (produits ou services) entre particuliers ou professionnels. Exit les logiciels bureautiques comme Word et Excel, vous devez utiliser un logiciel de facturation spécifique. D’une part, il s’agit d’un outil de communication de votre entreprise et un reflet de votre professionnalisme. D’autre part, il s’agit d’un procédé permettant aux administrations de faire un suivi pour éviter les fraudes. Mais entre les différentes offres sur le marché, les modèles payants et gratuits, vous avez du mal à choisir celui qui est le plus adapté à votre activité. Découvrez les critères et les fonctionnalités indispensables pour sélectionner votre logiciel pour les factures.
Un logiciel de facturation intuitif et ergonomique
Le logiciel de facturation est un outil qui devra permettre de faciliter la gestion de la comptabilité de votre entreprise. Pour les petites comme les grandes entreprises, il est nécessaire d’avoir un outil offrant une prise en main rapide. Ce premier point permettra de vous simplifier la vie et d’éviter les maux de tête à cause de la comptabilité.
Optez pour un logiciel ergonomique comme on en trouve aujourd’hui sur le marché. Pour une entreprise de moins de 20 personnes, inutile de s’encombrer avec un logiciel complexe qui vous obligera à engager un expert-comptable pour le comprendre. Un logiciel gratuit comme Henrri sera amplement suffisant pour répondre à vos besoins. Créé par l’équipe de Rivalis en 2014, Henrri est une solution de facturation en ligne accessible aux dirigeants de PME et TPE ainsi qu’aux microentreprises.
Un bon logiciel de facturation devra également posséder une interface intuitive qui offrira un gain de temps non négligeable à l’utilisateur. Il est important que ses fonctionnalités soient mises en évidence pour permettre aux néophytes de s’y retrouver. En effet, il est possible qu’un nouvel entrepreneur n’ait jamais eu affaire aux étapes de facturation auparavant. Un logiciel ou une plateforme claire et ergonomique lui évitera de passer des heures à chercher comment créer un devis ou une facture.
Un logiciel doté d’un service client efficace
Pour être satisfait d’un service, il est important que des conseillers ou des techniciens soient disponibles quand vous en avez besoin. La technologie peut être difficile à appréhender pour certaines personnes. Bien que l’édition de factures sur papier soit une tache chronophage, il peut s’avérer pénible de passer au digital et de sortir de cette ancienne zone de confort.
Le choix de votre logiciel de facturation devra ainsi prendre en compte l’accessibilité du service clientèle. Certains mettent à disposition des utilisateurs différents canaux de communication : le téléphone, le chat instantané et l’adresse e-mail.
Il y a également les ressources consultables comme des vidéos démos et des articles consultables qui peuvent vous simplifier la vie. Vous comprendrez plus facilement comment utiliser les fonctionnalités du logiciel et les processus à suivre.
De ce fait, la réactivité du fournisseur est un gage de qualité d’un logiciel de facturation. Cela vous permettra de bénéficier d’un accompagnement sur mesure dès que vous en avez besoin.
Les principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation
Pour être en accord avec la législation, il est important que votre logiciel de facturation soit dans les normes. Cela signifie qu’il doit être agréé par l’État et posséder la certification NF525. Par la suite, il devra vous offrir des fonctionnalités suffisantes pour les besoins de votre comptabilité.
Génération automatique de facture
La principale mission d’un logiciel de facturation sera de créer des factures pour vos prestations ou la vente de vos produits. Ces dernières doivent contenir les mentions légales imposées par la loi pour être valides.
Préférez un logiciel de facturation qui permettra de réduire le temps alloué à la rédaction de ces pièces justificatives. Pour cela, cet outil devra pouvoir automatiser la saisie des données. Une option qui vous évitera des erreurs qui auront un impact majeur sur la tenue de votre compatibilité.
Un bon logiciel de facturation pourra effectuer un contrôle de l’ensemble du processus de facturation. Le petit plus qui a son importance concerne la possibilité de personnalisation, comme l’ajout du logo de votre entreprise et le changement de taille des polices.
Gestion de la clientèle
Pour mieux gérer votre entreprise, il est important de créer un portefeuille client. Choisissez un logiciel qui vous permettra de créer des fiches sur chacun de vos clients et de les répertorier facilement. Pour cela, vous devez entrer les données les concernant tels que son nom, la désignation de son entreprise, le numéro SIRET ainsi que des informations bancaires. Lors de l’édition de la facture, les informations nécessaires seront automatiquement incorporées au document. En quelques clics, vous aurez une facture conforme et vous n’aurez pas à rentrer les différentes données à chaque fois.
Gestion des paiements
Qui dit facture, dit paiement ! Un bon logiciel de facturation peut suivre les mouvements bancaires pour prendre en compte les transactions concernant votre entreprise. Cela vous aidera à effectuer un bon suivi sur les états de paiement des factures émises.
Lire notre article sur le paiement eft.
Un bon logiciel de facturation devra aussi vous fournir des informations pertinentes sur vos factures. Par exemple, vous pourrez avoir un logiciel qui donne un aperçu des dates d’échéance, des créances en cours ainsi que des relances à effectuer.
Facturation : Les autres critères de choix
Le plus important est que l’outil qui vous intéresse réponde réellement à vos besoins et à votre activité. Ces différents aspects du logiciel peuvent finir par vous convaincre dans votre choix. En optant pour un logiciel en ligne, vous pourrez avoir accès à vos données à n’importe quel moment et où que vous soyez. Via un ordinateur ou un smartphone, vous aurez seulement besoin d’une connexion internet pour accéder à votre compte sur la plateforme de facturation en ligne.
La question de la gratuité et du logiciel payant dépend uniquement de vos moyens. Certains logiciels gratuits offrent des fonctionnalités complètes et efficaces, tandis que d’autres sont vraiment limités. Il y a aussi des logiciels payants qui sont difficiles à utiliser et vous font rencontrer de nombreux obstacles. Prenez le temps de comparer les offres, afin de choisir le meilleur logiciel offrant un bon rapport qualité-prix.
