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Un salarié effectue en moyenne 200 € de notes de frais par mois qui sont traitées en une trentaine de jours. Le coût d’une seule d’entre elles est estimé à 53 € et une gestion inefficace entraîne pour l’entreprise une perte de 300 € par mois et par salarié. Pour remédier à cette situation, la solution est de digitaliser leur traitement avec Expensya !
Fonctionnement d’Expensya
Expensya est un logiciel de notes de frais qui repose sur leur digitalisation, ce qui en limite leur altération et anéantit le risque de pertes de facture. En effet, lorsqu’un collaborateur effectue une dépense, il peut entrer les informations la concernant dans le logiciel de façon manuelle ou bien utiliser le scan intelligent. Il suffit alors de prendre en photo la facture pour que tous les renseignements nécessaires en soient extraits ce qui évite de devoir saisir les données et limite donc les risques d’erreur.
Ces informations sont reportées dans la base de données d’Expensya et traitées par le service de comptabilité. Pour faciliter la gestion des notes de frais, les informations sont converties en fichier Excel ou en format PDF (tout savoir sur pdf joiner ) imprimable. Leur traitement plus simple et plus rapide permet aux collaborateurs d’être remboursés plus vite.
Ce logiciel est accessible à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone (au même titre que le logiciel infolabo notamment). Ainsi, il est possible pour ses utilisateurs de se connecter à n’importe quel moment, l’accès est sécurisé par un mot de passe afin de protéger les données. La possibilité d’y accéder sur tous les supports est indispensable dans certains métiers, notamment quand vos employés ne sont pas toujours au bureau.
Les avantages à la digitalisation des notes de frais
65 % des entreprises font la gestion des dépenses des salariés sous format papier à l’aide d’un tableau Excel. Avec la digitalisation des notes de frais via Expensya, vous diminuez le risque d’erreurs et d’altération des documents mais en plus cela vous fait gagner du temps car l’échange entre les différents départements qui en assurent le traitement est plus rapide. Cela permet à vos collaborateurs d’être remboursés plus rapidement mais faire une simple photo prend moins de temps qu’entrer les données manuellement. On estime ainsi que cela leur fait gagner plus de trois heures de travail chaque mois.
De plus, le traitement physique des papiers représente un coût important à cause des opérations de saisie, de manipulation, de classement et d’archivage. Dématérialiser les notes de frais (via l’outil my people doc par exemple) représente également un gain financier dont la baisse est estimée à 63 % du coût de gestions des comptes de frais.
Par ailleurs, la digitalisation permet de contrôler les dépenses faites, de les analyser que ce soit par nature de frais ou par collaborateur. Le dirigeant a ainsi une vision globale ou détaillée des dépenses qu’il doit prendre en charge. Cela lui permet de vérifier qu’elles entrent bien dans le cadre de frais professionnels (cliquez ici pour avoir un rappel de ce qu’ils englobent) et que le montant qu’il a fixé pour chacune n’est pas dépassé par les collaborateurs. Le cas échéant, il peut faire des rappels. Ces analyses sont un support parfait pour que l’entreprise réalise des économies.
Enfin, ce logiciel offre un espace de stockage qui permet un bon archivage des notes de frais (découvrez l’archivage sécurisé avec le coffre fort numérique ). En cas d’audit ou de contrôle, il est facile de retrouver les documents (stockez-les sur digiposte ) et les fournir.
La numérisation de ces documents s’impose comme une véritable révolution qui entraîne un gain de temps et des économies mais aussi d’espace puisque vous n’avez plus besoin de prévoir un endroit pour stocker tous ces justificatifs de dépenses.
