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L’organisation d’événements professionnels constitue un maillon essentiel de la stratégie de communication de toute organisation. Tout en permettant de consolider les liens internes entre collaborateurs, ils permettent de mieux positionner une structure auprès de son public pour l’atteinte efficace de ses objectifs de fonctionnement. Cela signifie que la réussite effective de chaque événement est cruciale pour chaque entreprise ou organisation à but non lucratif. Voici 8 astuces pour marquer la différence lors de l’organisation d’un événement professionnel.
Louer une salle de réception à la hauteur de l’événement professionnel
Voici un des critères principaux de la réussite de votre événement. Une salle bien aménagée disposant d’un bon emplacement géographique et si possible d’une certaine notoriété jouera en votre faveur. Tout en apportant du cachet à l’événement, le choix d’une salle de réception adaptée témoigne du prestige et du professionnalisme de la structure organisatrice. Pour autant, trouver la perle rare pour votre rendez-vous professionnel n’est pas chose si aisée.
Heureusement, pour votre événement professionnel, certaines plateformes spécialisées proposent aujourd’hui de vous aider à trouver une location de salle auprès d’un prestataire sérieux en très peu de temps. Une fois connecté à la plateforme en ligne, il suffit de renseigner le type d’événement ainsi que la région et la ville où il est organisé pour découvrir en quelques secondes les différentes offres qui correspondent à votre projet. Si vous ne l’aviez pas encore fait, vous pouvez parcourir simplement les suggestions de lieux proposés pour décider du lieu idéal. La recherche par loueur de salles est encore possible.
Évidemment, votre événement professionnel doit se dérouler dans un lieu qui dispose des installations nécessaires pour accueillir en bonne et due forme le nombre de participants escompté. Enfin, le lieu choisi doit être facile et rapide d’accès pour la majorité des participants.
Toujours bien se préparer pour l’événement professionnel
Derrière toute manifestation performante se cache une planification minutieuse et aboutie de son organisation. En effet, plus vous avez une bonne idée des actions précises à réaliser, mieux vous les réalisez. Votre événement professionnel a donc des chances d’être unique. Responsabilisez une équipe spéciale pour se charger de tout.
En fonction des objectifs spécifiques que vous avez fixés pour le rendez-vous, c’est le moment de déterminer la cible à laquelle s’adresse le projet. On pourra en dégager facilement le type d’événement professionnel le plus adapté, que ce soit un cocktail ou bien une convention par exemple.
À travers un canevas bien ficelé, on peut déjà anticiper globalement les scénarios idéaux concernant la logistique nécessaire, l’utilisation de ressources humaines, les périodes d’intervention, la budgétisation, etc. N’oubliez pas d’inclure la gestion des imprévus ou des risques dans votre analyse. L’utilisation d’un logiciel de gestion de projet pourra optimiser votre démarche.
Choisir une bonne date pour votre événement professionnel
Un événement qui mobilise à peine la moitié des visiteurs attendus en raison d’un mauvais choix de date de déroulement est tout sauf réussi. Vous connaissez certainement mieux la cible de votre intervention. Choisissez donc une date qui cadre au mieux avec la disponibilité de chacun.
D’ordinaire, les week-ends sont les moments les plus propices. Pas trop rapprochée, pas trop lointaine, la date de déroulement doit idéalement se situer à quatre ou six semaines de la date officielle d’annonce de la rencontre. Cela permet aux participants et aux équipes d’organisation de mieux adapter leur emploi du temps en conséquence.
Bien communiquer par rapport à votre événement professionnel
À l’ère du numérique, les réseaux sociaux sont essentiels pour assurer la meilleure visibilité à la manifestation avant, pendant et après l’organisation. Grâce à des publicités payantes, vous présentez aux internautes les raisons pour lesquelles leur présence à l’événement sera bénéfique. En utilisant des photos ou vidéos, vous pouvez parler des activités originales qui se dérouleront, des particularités et attractions du lieu de la manifestation, etc.
Le mailing constitue aussi un moyen de contact efficace. Lors de l’événement, créez un live sur les réseaux sociaux tout en interagissant au fur et à mesure pour toucher ceux qui n’ont pas pu venir. À la fin, des messages de remerciements accompagnés de photos/vidéos de la cérémonie peuvent être publiés sur les plateformes sociales pour une interaction complète.
Déléguer certaines tâches d’organisation à des prestataires externes
La location de salle n’est sans doute pas la seule raison de s’adresser à des entreprises spécialisées externes. De nombreux services, comme la décoration de l’espace, l’installation du mobilier, le service traiteur ou encore l’animation peuvent être confiés à des externes suivant les exigences de la manifestation.
Étant donné qu’ils ont fait de l’événementiel leur cœur de métier, ils sont en principe plus aguerris pour vous apporter satisfaction dans chaque domaine. Soyez très pointu dans la démarche d’externalisation et faites jouer la concurrence pour un choix présentant le meilleur rapport qualité-prix.
Offrir des objets publicitaires originaux aux participants de l’événement
Vous voulez certainement que les clients, prospects, collaborateurs ou partenaires d’affaires qui ont répondu présents à votre appel gardent en mémoire une image positive de leur expérience. Misez donc sur des cadeaux personnalisés selon le logo ou le slogan de votre organisation. Grâce à des sites en ligne spécialisés, la fabrication de ces accessoires est désormais très facile. Vous choisissez le type d’objet à personnaliser puis vous définissez vos besoins spécifiques de marquage de même que les modalités de votre commande.
Sac écologique en coton, t-shirts, stylos, casquettes… Vous avez le choix de l’accessoire customisé à distribuer à vos visiteurs. Surprenez-les agréablement avec ce geste très appréciable. De quoi les motiver à participer de nouveau à vos événements futurs.
Proposer une animation intéressante et unique
Selon l’objectif de la manifestation, vous devez trouver le moyen adéquat de transmettre efficacement votre message aux participants. Allez à l’essentiel. Des présentations brèves, précises et concises qui s’enchevêtrent parfaitement seront très pertinentes. Si possible, de l’humour bien placé par moment ne fera pas de mal. Cela permettra d’intéresser votre auditoire du début jusqu’à la fin. N’hésitez pas à utiliser la technologie appropriée pour vous faciliter la tâche : vidéo motion design, vidéo 3D, projection, mapping, réalité virtuelle, etc.
Le rendez-vous ne doit pas uniquement être professionnel. L’ambiance doit être conviviale et relaxante. Avec un peu d’imagination, vous trouverez facilement des activités ludiques originales pour différencier de la meilleure des manières votre manifestation : animation musicale, escape game, dégustation des spécialités culinaires locales, soirée dansante, sortie touristique…
Faire le bilan de votre événement professionnel pour vous améliorer
N’hésitez pas à réaliser des sondages auprès de toutes les catégories de participants pour avoir leur feed-back sur le rendez-vous professionnel. Qu’elles soient positives ou négatives, les critiques permettront certainement de vous améliorer pour l’organisation d’autres manifestations. Par ailleurs, les acteurs concernés apprécieront cette marque de considération.
