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L’ère du numérique est bel et bien entamée, peu de secteurs échappent désormais à la numérisation et à la dématérialisation. La grande majorité des entreprises, les professionnels et les particuliers commencent à entrevoir les avantages octroyés par la digitalisation. D’ailleurs, la loi Elan (Évolution du logement, de l’aménagement et du numérique) impose, depuis le 1er janvier 2022, de dématérialiser les démarches et les documents. Les collectivités et l’État sont concernés par cette obligation, il en va de même pour les communes françaises, celles qui recensent plus de 3 500 habitants. Découvrez dans cet article les intérêts de la dématérialisation pour les collectivités, ainsi que ses limites.
Les enjeux de la dématérialisation
La transition numérique a pour but de faciliter et d’accélérer les démarches inhérentes aux procédures administratives au sein d’un établissement bancaire, communal, scolaire, etc. ou d’une entreprise. Elle est ainsi encadrée juridiquement, même s’il faut constater que sa mise en place n’est pas facile pour tout le monde. Si certains documents du quotidien (comme la facture), sont facilement numérisés, il n’en va pas de même pour tous les autres. C’est le cas notamment pour les papiers administratifs : permis de construire, certificats d’urbanisme… Les mairies doivent procéder à la dématérialisation des documents liés à l’urbanisme et ce n’est pas un processus simple à gérer. Cependant, comme pour tous les autres organismes, il existe des solutions pour les mairies en matière de dématérialisation.
Ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation
La valeur juridique des documents dématérialisés
Le Code Civil, dans son article 1316-1, déclare qu’un écrit électronique peut être admis en tant que preuve, à la condition que la personne de qui ce document émane soit dument identifié. Il doit également être établi et conservé dans les meilleures conditions pour préserver son intégrité pour être reçu en tant que preuve. Il faut toutefois faire la différence entre :
- un document initialement produit sur un support numérique ;
- un document papier numérisé.
Le premier document a été directement généré à partir d’un logiciel, ce qui garantit qu’il s’agit d’un document original et unique. Le document numérisé est une copie de document original, il est difficile d’établir son authenticité et par conséquent, il n’a pas de valeur légale.
Les outils nécessaires à la dématérialisation
Dans le processus de dématérialisation, il faut remplacer les documents administratifs par des fichiers numériques. Cela est rendu possible grâce à :
- des outils informatiques de création, d’édition, de stockage ;
- des logiciels de bureautique ;
- des Clouds de stockage ;
- des logiciels de gestion de documents ;
- des outils de partage de fichiers ;
- des logiciels de signature électronique, etc.
Les avantages de la dématérialisation
Le principal avantage qu’on puisse tirer de la dématérialisation est la réduction conséquente des frais et des couts liés aux documents papier. Les tâches courantes sont automatisées afin de libérer du temps aux salariés et leur permettre de se focaliser sur des tâches plus importantes. Ensuite, un document dématérialisé est plus accessible qu’un document physique. En effet, il est plus facile à retrouver parmi les fichiers d’archivage que dans un carton anonyme. Un fichier numérique est également plus facile à partager, il ne nécessite aucun déplacement et ne requiert pas les services d’un coursier.
