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Boîte de réception zéro, vous avez entendu parler de ce phénomène, mais n’êtes pas vraiment sûr qu’il existe, du moins, pas dans votre monde. Vous êtes constamment inondé d’e-mails, ce qui vous rend anxieux et désorganisé. Mais vous avez une entreprise à gérer et une vie à vivre. Alors, plutôt que de laisser une correspondance cruciale passer entre les mailles du filet, il est important de vous organiser.
Réservez trois créneaux horaires par jour
Si vous répondez aux courriels au fur et à mesure qu’ils arrivent dans la journée, vous passerez votre journée entière dans votre boîte de réception. Prévoyez trois moments fixes pour traiter les courriels. Avant le début de votre journée, après le déjeuner, puis avant de quitter le bureau et de terminer votre journée. Cela vous permet de rester au courant de tout et de garder votre boîte de réception aussi organisée que possible. Je trouve que cette astuce fonctionne mieux que n’importe quelle application. Restez simple.
Exploitez l’automatisation
L’organisation de la boîte de réception est une cible parfaite pour l’automatisation. J’utilise SaneBox pour m’assurer que je ne vois que les courriels qui m’intéressent ou me sont utiles et j’utilise Google Inbox pour classer ces courriels en paquets, en fonction de grands sujets. Je me soucie moins d’avoir une boîte de réception parfaitement organisée que d’être sûr de voir ce que je dois voir quand je dois le voir.
Utilisez la fonctionnalité de boîte de réception prioritaire de Google
La boîte de réception zéro était auparavant impossible à cause de la quantité d’encombrement dont j’étais inondé. Avec la boîte de réception prioritaire, la plupart des messages, y compris ceux qui sont envoyés en masse, sont automatiquement filtrés hors de ma boîte de réception. J’ai appris à ignorer tous les autres onglets. Tout ce qui est manqué par inadvertance sera renvoyé si c’est suffisamment important.
Utilisez des hashtags pour organiser les e-mails
J’utilise parfois des hashtags pour organiser les emails en fonction des sujets et de leur importance. Je ne suis pas une personne du type boîte de réception zéro, car je ne veux pas perdre de temps à lire ou à supprimer des emails dont je sais qu’ils ne m’intéressent pas. Au lieu de cela, j’ai intégré ma propre utilisation des hashtags que je peux rechercher spécifiquement plus tard.
Créez plusieurs boîtes de réception
Cela prend un peu de temps à configurer, mais une fois que c’est fait, ça fonctionne tout seul. Tout d’abord, créez des étiquettes pour un maximum de cinq groupes ou catégories, puis, configurez un filtre qui applique automatiquement les étiquettes aux e-mails correspondants. Activez le laboratoire « Boîtes de réception multiples » dans vos paramètres Gmail. Ensuite, configurez vos » volets » avec les noms des étiquettes que vous souhaitez regrouper.
Supprimez de manière obsessionnelle
Ne thésaurisez pas les courriels. Dès que vous avez terminé un e-mail ou que vous l’avez transmis à quelqu’un d’autre, supprimez-le. S’il ne comporte pas d’élément important, supprimez-le. Accumuler des courriels ne fera que diminuer votre productivité et vous empêchera de vous occuper des messages qui requièrent votre attention. Désabonnez-vous des bulletins d’information et bloquez les contacts qui n’apportent pas de valeur ajoutée. Votre objectif devrait être d’atteindre systématiquement la boîte de réception zéro.
