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Nous avons tendance à considérer les dossiers de courrier électronique avant tout comme des outils d’organisation. Selon vos préférences personnelles ou la politique de votre cabinet, vous pouvez avoir des dossiers pour chaque client ou affaire, pour des projets spéciaux ou des groupes de travail internes, ou vous pouvez même avoir des dossiers organisés pour refléter un système de dossiers papier existant.
Mais les dossiers de courriels peuvent aussi servir d’outils de productivité incroyablement simples et efficaces. Voici quelques exemples :
Dossiers _Lundi et _Vendredi
Dossier
Lorsque vous avez un emploi du temps chargé, il est naturel de lire un courriel moins qu’urgent et de se dire : Je vais y revenir avant la fin de la semaine ou je m’en occuperai lundi. Mais au bout de quelques heures, le courriel est enseveli sous une pile de nouveaux messages et les risques d’oubli montent en flèche. La solution ? Créez des dossiers _Lundi et _Vendredi et triez les emails les moins urgents en conséquence. Le jour venu, ne vous laissez pas quitter le bureau tant que ce dossier n’est pas vide. Bloquez une heure sur votre calendrier le jour correspondant pour être sûr d’avoir le temps de vous occuper des anciens messages.
Dossier _Attente
Si vous envoyez un courriel qui nécessite une réponse quelconque – un retour sur un brouillon, une réponse à une question, la confirmation que quelque chose a été fait – mettez-vous en CC ou en BCC sur le message, puis déplacez la copie que vous recevez dans le dossier _Attente. Prenez quelques minutes chaque matin ou chaque après-midi pour parcourir ce dossier afin de garder une trace de vos demandes en suspens et d’y donner suite si nécessaire.
Dossier _Référence
S’il y a des courriels auxquels vous vous surprenez à revenir régulièrement, comme un courriel contenant une liste de numéros de téléphone ou d’adresses électroniques importants, envisagez de le déplacer dans un dossier _Référence où vous pourrez le retrouver plus facilement. Bloquez 30 minutes sur votre calendrier tous les deux mois pour parcourir rapidement le dossier et supprimer ou reclasser tout ce que vous trouvez que vous n’utilisez plus régulièrement.
Et si vous vous demandez pourquoi il y a un trait de soulignement devant les noms de dossiers, la raison est simple : comme les dossiers sont triés par ordre alphabétique par défaut dans la plupart des clients de messagerie, le trait de soulignement les fera passer en tête de liste.
