Sommaire
Vous comptez réaliser un projet complexe et pertinent ? Le plus important est de commencer. En effet, divers outils de gestion de projet sont disponibles pour vous permettre de mieux vous organiser et de générer des profits. Investissez dans les meilleurs logiciels avant de franchir le cap.
Qu’est-ce qu’une gestion de projet ?
Un projet est un ensemble d’activités réalisé par une équipe d’acteurs afin d’atteindre des objectifs spécifiques. Il nécessite des outils, des compétences et des ressources adaptés (humaines, financières, matérielles, technologiques…). La gestion de projet est donc l’application de ces variables pour répondre aux objectifs d’une entreprise ou d’une organisation. Elle nécessite d’établir un plan d’action au préalable. Il faut une bonne connaissance des besoins pour se procurer le meilleur logiciel de gestion de projet. Les chefs de projet privilégient les outils simples à utiliser comme le Diagramme de GANTT. Il est pratique et efficace et permet de mener à bien la réalisation d’un projet simple.
Quels sont les outils de gestion de projet ?
Un outil de gestion de projet est un ensemble de solutions structuré pour faciliter les actions à mener dans la réalisation d’un projet. Grâce à l’évolution de la technologie, divers outils sont mis à la disposition des entrepreneurs pour les guider dans leur organisation et les aider à booster la productivité de leur équipe.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
C’est un outil qui permet de conduire les activités en interne d’une entreprise ou d’une organisation en vue d’atteindre les objectifs définis. Il facilite les tâches de chaque collaborateur. Si certains sont plus axés sur les démarches collaboratives (planification, partage de calendriers, de boîtes e-mail et de prise de notes), d’autres se spécialisent dans le suivi des tâches, le reporting et la communication externe (gestion du temps et du budget, analyse des coûts et des performances, intervention des équipes de support client).
Les types de logiciels de gestion de projet
On distingue différents types d’outils de gestion de projet tels que :
- Trello : l’outil de gestion le plus simple et le plus courant. Il est idéal pour les projets basiques et comprend un niveau de bases gratuites et un forfait payant. Vous pouvez gérer des projets individuels et des workflows, joindre et archiver des images, des fichiers, des hyperliens, des listes déroulantes personnalisées, des échéances…. C’est une alternative plus intéressante par rapport à la mise en place d’un CRM commercial ;
- Basecamp : l’outil de gestion vétéran. Vous pouvez vous en servir pour planifier, créer des calendriers, des chats en temps réel, utiliser une messagerie privée, stocker des fichiers, …. Toutefois, il n’existe pas en version gratuite.
- Monday : un nouvel outil de gestion. Il est flexible et facile à utiliser. Ce logiciel permet de personnaliser les workflows. Vous pouvez faire un suivi des entrées et des sorties du personnel, automatiser les notifications, visionner les chronologies et les intégrations. Cependant, il ne dispose pas d’une version gratuite ;
- Asana : il dispose de plusieurs fonctionnalités et met surtout l’accent sur le suivi. Vous pouvez créer des listes de tâches et des rappels pour vous concentrer sur les délais. Vous pouvez également insérer des commentaires, des instructions et partager des images. Il offre un plan de base gratuit avec des fonctionnalités limitées ;
- Todoist : c’est un outil intéressant pour une communication efficace et une bonne productivité. Il est simple à utiliser et convient aux débutants. Il peut être intégré sur d’autres applications (Gmail, Outlook …) et est extensible sur différentes plateformes. Il favorise aussi une bonne interaction entre les collaborateurs. Par ailleurs, il est gratuit pour les 80 premiers projets, mais limite le nombre de participants à 5 personnes. Les solutions payantes disposent de beaucoup d’autres fonctionnalités ;
- Liquidplanner : un logiciel complet. Il offre de nombreuses fonctionnalités innovantes et intègre des rapports solides qui peuvent être stockés sur le Cloud. Vous pouvez y créer vos propres connexions automatisées avec d’autres outils. Toutefois, sa configuration prend plus de temps, sans compter que la maîtrise des outils est plus complexe. Assez coûteux, il est surtout convoité par les grandes organisations ;
- Wrike : simple à installer et à utiliser, il dispose de fonctionnalités standards à l’instar du diagramme de GANTT, de tableaux de bord et de rapports intégrés. Il s’adresse surtout aux projets de petite et de moyenne envergure. Sa version gratuite offre plusieurs possibilités de créations qui sont limitées à 5 utilisateurs. Des forfaits payants sont disponibles sur le Web et les applications iOS et Android.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet ?
Les outils de gestion de projet disposent de plusieurs fonctionnalités dont :
- la gestion des tâches et la planification : division des tâches, mise en place des deadlines et du budget, création d’un calendrier d’équipe, création d’une alerte automatique ;
- la collaboration et la communication : partage d’informations, centralisation des bases de données, … ;
- l’accès aux intégrations : intégration dans Gmail, Slack, Dropbox, Google Drive, les calendriers de Google ou Apple… ;
- le reporting et le suivi du temps : envoi et visualisation des rapports statistiques et des tâches effectuées ;
- les possibilités de personnalisation : choix de design, de couleur, de forme, de police ;
- les fonctions avancées de planification et de gestion de tâches : répartition des tâches et responsabilisation des équipes selon leurs compétences ;
- les fonctions avancées de reporting : définition d’horaires pour la facturation, aperçu des ressources
Qu’est-ce que le diagramme de GANTT ?
C’est un outil créé dans les années 1890 par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki. Il a adopté des techniques de gestion et de planification efficaces pour mettre en œuvre un projet. 15 ans plus tard, la version améliorée a été conçue par l’ingénieur et consultant en management, Henry GANTT. Elle permet de visualiser l’état d’avancement des activités relatives au projet.
La présentation du diagramme de GANTT
Le diagramme est une représentation graphique des tâches et des activités nécessaires à la faisabilité du projet. Il comporte une colonne gauche qui énumère les différentes tâches à effectuer et une ligne d’en-tête où sont présentées les unités de temps (jour, semaine, mois ou année). Chaque tâche est représentée par un graphique horizontal tracé en fonction du temps de sa réalisation.
Les fonctionnalités du diagramme de GANTT
A partir du calcul du pourcentage d’avancement ou de la gestion de la valeur acquise des écarts, le diagramme de GANTT permet une visualisation :
- des différentes tâches à envisager ;
- des dates du début et de la fin des tâches et du projet ;
- de la durée escomptée pour chaque tâche ;
- des éventuels chevauchements et de leur durée.
Comment créer un diagramme de GANTT ?
Pour créer un diagramme de GANTT, voici les différentes étapes à suivre :
- inspecter la référence de base du périmètre du projet : le cahier des charges, la structure WBS (Work Breakdown Structure) et le dictionnaire de la structure ;
- créer les activités : décomposer chaque unité de travail en tenant compte des échéances et des repères importants, créer les activités du planning ;
- séquencer les activités : créer les liaisons entre les tâches (prédécesseur et successeur) et les placer dans l’ordre correct ;
- estimer les ressources : inspecter les ressources requises par ordre séquentiel en tenant compte des éventuelles contraintes ;
- élaborer un planning : évaluer les éventuels risques temporels, ajouter des zones tampons, utiliser les techniques d’optimisation des ressources, vérifier et approuver le planning.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un diagramme de GANTT ?
L’utilisation du diagramme de GANTT présente quelques avantages :
- une rapidité d’affectation ;
- une optimisation des ressources ;
- une simplicité d’utilisation ;
- une bonne structuration des idées ;
- une production rationnelle du planning ;
- une adaptabilité ;
- une automatisation ;
- une communication transparente ;
- l’existence de versions gratuites.
Découvrez aussi les avantages du Diagramme d’Ishikawa : amélioration de la gestion de projet, optimisation de la prise de décision et anticipation les problèmes potentiels.
