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La plupart du temps, nous, propriétaires de petites entreprises, acceptons une douzaine de projets différents. Souvent en dehors de notre domaine d’expertise, ils sont chronophages car nous ne pouvons pas nous permettre d’avoir des employés. Beaucoup de fois, nous créons notre propre stress, et ensuite parce que le stress est si écrasant, nous finissons par le répandre comme un méchant rhume parmi notre famille et nos amis. Si les choses vont vraiment mal, nous pourrions être tellement distraits que nous gâchons un projet ou bousillons une commande. Pas bon. Cependant, que faire ? Pour éviter :
- l’épuisement professionnel ;
- réduire le stress ;
- donner à notre esprit et à notre corps une pause dans les facteurs de stress quotidiens ;
Nous pouvons commencer à simplifier nos processus de travail de différentes manières.
Créez des modèles fonctionnels
S’il vous plaît, pour l’amour de Dieu, arrêtez de rédiger des commandes individuelles chaque fois qu’un client appelle. Rédigez et imprimez un formulaire pour que tout ce que vous avez à noter soit des coches ou des cercles. Vous devriez également utiliser des modèles pour :
- les propositions ;
- les notifications par courriel standard ;
- les répondeurs automatiques ;
- la facturation.
Il peut même être utile d’utiliser des modèles pour vos propres activités de développement commercial, comme la rédaction de plans d’affaires et de marketing, au lieu de devoir recréer la roue chaque fois que vous apportez un changement dans votre entreprise.
Combinez les tâches similaires
Si votre entreprise vous oblige à planifier des rendez-vous avec des clients, faites ce que vous pouvez pour les programmer dans le même temps. Cela vous aidera à rester concentré et à minimiser le sentiment d’être tiraillé dans mille directions différentes. Le même principe s’applique aux tâches liées :
- aux réseaux sociaux ;
- aux tâches de recherche,
- aux tâches de marketing ;
- aux tâches financières.
Fichage diligent
Empêchez les papiers de s’empiler sur votre bureau en triant immédiatement vos documents une fois que vous les avez touchés. Voici quelques noms de dossiers utiles :
- à faire ;
- à scanner,
- à classer définitivement ;
- à jeter ;
- à déchiqueter ;
- à recycler.
Dans votre dossier à faire, placez les documents les plus urgents en haut de la pile.
Dépensez de l’argent pour un excellent logiciel
Que vous ayez besoin d’un programme de comptabilité simplifié ou d’une solution de gestion de la relation client (CRM), faites d’un bon logiciel une priorité. Votre cerveau vous en remerciera. Dites adieu aux boîtes à chaussures, aux cartes de visite non organisées et aux Rolodex.
Laissez quelque chose partir
Promettez-vous de laisser partir une chose. Si c’est quelque chose d’important, apprenez à déléguer et engagez quelqu’un d’autre pour le faire. En effet, il existe de nombreuses personnes compétentes qui n’attendent que de vous faciliter la vie. Si ce n’est pas vital, donnez-vous la permission de laisser tomber juste cette fois-ci. Vous pourrez toujours revoir votre situation à l’avenir.
Prenez la meilleure décision le plus rapidement possible
Une grande partie de notre productivité est perdue lorsque nous nous agitons pour de petites choses. Accordez à la question la considération qu’elle mérite, mais ne la faites pas traîner en longueur. Avant de commencer à peser le pour et le contre, donnez-vous un délai raisonnable pour chaque décision et respectez-le.
La rationalisation peut nous aider tous à rester sains d’esprit et elle peut vraiment être une aubaine pour les entreprises. Je vous mets au défi d’évaluer vos routines de travail et de chercher des moyens d’éliminer le superflu et d’être plus productif.
