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Les réunions, c’est l’instant que redoutent beaucoup de personnes, car nous avons tendance à considérer qu’elles sont plus chronophages qu’autre chose. Autrement dit, on y assiste à reculons. Nous estimons que c’est du temps de perdu que nous ne mettrons pas à profit pour avancer dans nos missions. Pour créer une dynamique et un cercle vertueux, il vous faut préparer la réunion en amont. Découvrez dans cet article comment organiser des réunions d’équipe productives.
Utiliser un outil collaboratif pour centraliser les documents
Dans une réunion, nous avons toujours besoin de revenir sur des documents. Dans le lot, il y a régulièrement des personnes qui ne savent pas très exactement de quoi on parle. Ceci pour plusieurs raisons : elles n’étaient pas directement concernées ou elles n’ont pas eu la documentation. Dans les deux cas de figure, il est tout de même nécessaire d’y pallier. En effet, pour que tout le monde se sente intégré, il faut que chacun sache dans les grandes lignes de quoi on parle. Pour cela, vous pouvez utiliser un outil collaboratif en amont dans lequel vous allez distribuer les documents. Ceci pourrait être représenté par l’application Slack et un canal dédié aux réunions. Ainsi, chaque personne peut réagir si elle le souhaite en amont de la réunion. Cela permet d’économiser du temps et de garder l’essentiel de la discussion pour le regroupement.
Établir un ordre du jour pour être productif pendant la réunion
Bien entendu, vous devez établir un ordre du jour. Cela vous permettra d’être certain de ne pas oublier un point important à aborder. Durant la réunion, ce sera aussi votre fil conducteur. Vous pouvez organiser votre ordre du jour par priorité. Ainsi, vous pourrez délimiter le temps accordé à chaque discussion. Faites parvenir ce document en amont de la réunion pour que chacun puisse en prendre connaissance, proposer des ajustements si besoin et préparer sa partie.
Les équipements indispensables pour votre réunion
Pour que votre réunion soit la plus productive possible, vous devez vous assurer que la connexion Internet dans la salle louée soit bonne. Une fois la question de la connectivité réglée, à vous de définir vos besoins. En fonction des sujets abordés, il vous faudra peut-être investir un tableau interactif. Le côté visuel vous permettra de faire passer les idées de chacun beaucoup plus facilement. S’il y a des personnes en télétravail, il sera aussi nécessaire de les intégrer via des écrans.
Établir les axes pour la prochaine réunion
Votre réunion touche à sa fin et vous seriez tenté de la clôturer telle quelle, en remerciant les participants. Ne vous précipitez pas cependant, il vous faut inclure un temps pendant lequel vous allez organiser la prochaine réunion. Au moins, en définir les axes. En effet, c’est aussi cela le secret de la productivité. Profiter de ces instants où vous êtes réuni avec votre équipe pour conclure la réunion sur ce qui doit être travaillé, mais aussi sur ce qui fera l’objet de la nouvelle réunion. Cela nécessite de prendre en considération la capacité d’avancer sur les tâches données de chacun qui peut largement différer d’un individu à un autre. Ce qui est tout à fait normal, car nous n’avançons pas tous avec le même rythme et que certaines missions sont plus longues que d’autres. Vous avez désormais une bonne base pour organiser vos prochaines réunions de façon à ce qu’elles soient productives. Que ce soit pour vous ou vos collègues, vous verrez qu’en adoptant ces directives, tout le monde prendra plus de plaisir à assister à ces regroupements. C’est aussi l’occasion de reconsidérer leur intérêt et de motiver à nouveau son équipe.
