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Bien qu’étant peu utilisé et parfois négligé, le briefing, aussi appelé réunion d’information, est un acte managérial fort. Lorsqu’il est pratiqué quotidiennement, il donne du sens à la journée de chaque collaborateur. Le briefing mobilise ou remobilise et implique davantage toute l’équipe interne pour une meilleure réactivité et pour booster le niveau de performance de l’entreprise. Mais pour faire de cette réunion un véritable succès et un moment incontournable de la journée, il est capital de l’organiser méticuleusement.
Briefing : l’importance de suivre une formation prodiguée par une agence spécialisée
La création et l’animation d’un briefing impactant ne s’improvisent pas, c’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises font le choix de se former auprès d’un prestataire spécialisé comme l’agence SKY Consulting pour mettre toutes les chances de leur côté.
La formation en question a pour objectif d’aider le stagiaire à maîtriser l’ensemble des composantes majeures d’un briefing de qualité. Celle-ci lui fait part des ingrédients d’une animation infaillible au moyen de laquelle il pourra capter en un rien de temps l’attention de son public et l’entretenir jusqu’à la fin de son intervention. La formation se destine aussi bien aux salariés qu’aux chefs d’entreprise.
À l’issue de cette formation, l’apprenant saura choisir efficacement et stratégiquement les messages à communiquer quotidiennement à son équipe, tout en veillant à ce qu’ils soient aussi efficients que percutants. Il saura également perfectionner le storytelling de son speech et deviendra un excellent orateur. L’apprenant maîtrisera l’art de l’animation et pourra surprendre son équipe à chaque briefing. Et enfin, il pourra identifier chaque chemin d’interrogation et exploiter au maximum les préférences cognitives.
Une formation portant sur le briefing peut généralement se faire en présentiel ou en distanciel, au sein de l’entreprise ou en dehors. L’équipe pédagogique de l’agence peut également créer une formation sur mesure si tel est le besoin de l’entreprise qui l’a sollicitée. Dans tous les cas, l’apprenant sera suivi, mis en situation et évalué tout au long des séances. L’agence s’assure qu’il soit impliqué au maximum. Il accède en plus à une multitude de ressources pédagogiques et techniques. Une fois que l’apprenant obtient les résultats attendus au terme de sa formation, l’organisme formateur lui délivre une attestation.
Animation de brief : un meilleur outil de mobilisation d’équipe
Le briefing est une situation d’animation collective de 15 minutes maximum. Il a pour finalité de rapprocher les collaborateurs, d’échanger des informations très rapidement et de mobiliser toute l’équipe au quotidien. Loin d’être anodine, cette pratique managériale, lorsqu’elle est minutieusement préparée, permet de :
- préparer les collaborateurs à la journée de travail,
- les motiver et les dynamiser au maximum,
- les inciter à faire part de leurs connaissances,
- « prendre la température » de l’ambiance dans l’équipe,
- accroître sa vigilance,
- évaluer l’avancée des objectifs quotidiens,
- faire adhérer chaque collaborateur aux objectifs stratégiques de la société,
- remettre les équipes sur les bons rails de manière collective,
- anticiper les dysfonctionnements,
- permettre à chacun d’appréhender le rôle des autres,
- recueillir des suggestions et idées,
- régler une situation en urgence,
- booster la productivité des collaborateurs, et donc les performances de l’entreprise.
Cependant, le briefing requiert une bonne dose d’animation aussi ludique qu’interactive afin de porter ses fruits quotidiennement. En exploitant au maximum l’art de l’animation et du storytelling, l’animateur en question pourra montrer son talent de leader. Il lui sera alors plus facile d’impliquer chaque collaborateur, d’insuffler de l’énergie, de la motivation et du dynamisme, mais également de capter et de conserver l’attention de son auditoire tout au long de la séance. L’objectif sera aussi pour lui de communiquer sans entrave toutes les informations utiles. Une animation sans faille permet également à l’animateur de passer des consignes individuellement.
En bref, elle lui permet de « réveiller », de motiver et de dynamiser ses « troupes » en seulement quelques minutes. Et cela n’est pas négligeable.
Les secrets d’un briefing de qualité démystifiés
Pour rendre le briefing le plus efficace possible afin d’atteindre les résultats escomptés, il convient en tout premier lieu de clarifier les messages que l’on veut absolument faire passer. Pour ce faire, il convient de répondre aux deux questions suivantes : « Est-ce le brief qu’il me faut ? » et « Qu’est-ce que j’attends réellement de mon équipe ? ».
Il convient ensuite de lister les différents enjeux du brief tout en identifiant chaque personne « ad hoc ». Bien sûr, nul besoin de se disperser en conviant les salariés non concernés. On doit par la même occasion prévoir des objectifs aussi mesurables que réalistes. Par ailleurs, il faut au préalable signifier à chaque collaborateur concerné les thèmes qui seront abordés, les objectifs et ce que l’on attend de chacun. Pour ce faire, il ne faut pas hésiter à utiliser une formule choc ou une annonce percutante pour capter l’attention et susciter l’intérêt.
En outre, il faut garder à l’esprit le fait qu’un briefing efficace ne doit pas excéder les 15 minutes. Le moment venu, il faut jouer un timing serré et essayer d’être le plus concis possible au risque de perdre facilement l’attention de son auditoire. Il faut aller à l’essentiel (à l’oral et/ou en utilisant un tableau blanc ou un paperboard) en s’abstenant de se perdre dans les détails et d’évoquer des sujets qui risquent de biaiser les thèmes que l’on souhaitait initialement aborder.
On doit également être aussi précis que factuel dans son speech, tout en étant ferme, mais sans pour autant être trop autoritaire. Au lieu de monopoliser la parole, il apparaît plus opportun d’inviter ses collaborateurs à s’exprimer, mais tout en étant vigilant de ne pas donner lieu à un débat interminable. Si l’on est confronté à toute une panoplie de questions, l’idéal est de les recueillir et de planifier en conséquence une réunion dédiée pour les traiter ultérieurement.
Un briefing de qualité est également une situation d’animation où l’on doit montrer à son auditoire sa capacité de s’identifier à autrui et sa volonté d’écoute. Tout au long de l’intervention, on doit miser sur un vocabulaire serein. Il faut aussi soigner sa posture pour éviter d’avoir l’air abattu ou avachi, tout en attachant un soin particulier à son langage corporel.
