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En tant que chef d’entreprise, vous pouvez souvent vous demander comment trouver le bon équilibre entre le travail et la vie. Le succès est ce que vous essayez d’atteindre et de maintenir, mais il est souvent difficile de trouver une stratégie qui fonctionne le mieux pour tout le monde ; y compris vous-même, votre travail et votre famille.
Le temps est la ressource clé dont nous disposons lorsque nous planifions nos succès dans la vie. En tant que manager, je veux que vous vous posiez d’abord quelques questions.
Etes-vous habituellement ponctuel ou en retard ? Terminez-vous les tâches dans le temps imparti ? Remettez-vous vos travaux/documents en temps voulu ? Avez-vous, jusqu’à présent, réussi à accomplir toutes les tâches assignées avant la date limite ?
La réponse à toutes ces questions est non ? Alors ces 8 conseils simples vous aideront à obtenir de meilleurs résultats.
1. Hiérarchisez vos tâches
Même dans les projets les plus simples, aucun individu ne peut tout faire. Un bon manager doit donc apprendre à donner la priorité aux tâches les plus importantes et à laisser le reste de côté pour le moment.
Vous devez avoir un emploi du temps à suivre pour chaque journée. Une liste de tâches à faire doit être préparée au moins un jour à l’avance. Vous pouvez également essayer d’utiliser le principe de Pareto de 80/20 et espérer le meilleur. Ce principe est la clé de la hiérarchisation des priorités et permet généralement de terminer la plupart des tâches, sinon toutes, à temps.
2. Fixez un délai pour chaque tâche
Chacune de vos tâches doit avoir son propre délai. Dites clairement que vous devez terminer la tâche A avant 15 heures tandis que la tâche B doit être accomplie dans les 30 minutes qui suivent la réalisation de la tâche A. Cela évite que votre travail soit retardé et utilise le temps réservé à d’autres activités.
3. Utilisez un outil de gestion du temps
L’utilisation d’un outil de gestion du temps est l’un des facteurs les plus cruciaux pour une gestion du temps réussie. Cet outil peut vous aider à organiser les informations, à ajouter les détails du projet, à faire des listes de tâches et à rationaliser un certain nombre d’autres choses.
Plusieurs excellents logiciels de suivi du temps disponibles sur le marché peuvent être utilisés à cette fin. Certains de mes favoris comprennent MinterApp, Toggl et Rescue Time.
Avec ces outils géniaux, vous serez en mesure de suivre votre propre productivité.
4. Bloquer les gaspilleurs de temps
Chaque personne a quelque chose dans sa vie qui la distrait du travail. Qu’est-ce qui vous empêche de travailler efficacement ? Les messages instantanés ? Le son de vos téléphones qui sonnent ? Vos notifications Facebook qui s’affichent sur votre bureau sans y être invitées ?
Pour éviter ces problèmes, je ferme toutes les plateformes de médias sociaux avant de commencer à travailler. Je mets également mon téléphone en mode silencieux et je ferme les plateformes de messages instantanés pour me concentrer sur la tâche à accomplir. Les appels pendant ce temps peuvent être enregistrés sur la messagerie vocale, ce qui vous permet de revenir aux plus importants une fois que vous avez terminé.
Tout cela m’aide à mieux me concentrer, et aucun des appels/messages liés à mes projets n’est perdu.
5. Laissez un temps tampon entre les tâches
Il est facile d’imaginer dans votre tête que vous pouvez bloquer toutes sortes de distractions d’un simple coup de baguette magique, et que tout le travail dû sera terminé dans le délai stipulé.
Mais soyons réalistes. Peu importe à quel point nous sommes sûrs de la rapidité avec laquelle chaque tâche peut être accomplie, nous avons presque toujours besoin de plus de temps. (Il y a forcément des pauses toilettes et des pauses eau entre les deux, après tout !)
Donc, n’entassez pas toutes vos tâches trop près les unes des autres. Laissez un temps tampon de 5 à 10 minutes entre chaque tâche et sous-tâche. Ainsi, il vous sera plus facile de conclure la tâche précédente et de commencer la suivante sans délai.
6. Terminez les tâches similaires ensemble
Il y aura des tâches dans vos projets qui sont directement ou indirectement liées les unes aux autres et qui peuvent être regroupées. Pour ces tâches connexes, essayez de les faire toutes ensemble. Vous pouvez les classer dans des groupes tels que la documentation, les appels, l’édition, la recherche, la vérification des e-mails, etc.
Si je dois répondre à des e-mails, j’alloue un certain temps pour répondre à tous mes e-mails de manière appropriée. Cela permet de rationaliser mon travail, et cela aidera le vôtre aussi.
7. Définissez des rappels
La plupart des appareils, comme nos téléphones, ont une fonction de rappel préinstallée. Si vous avez une réunion importante avec quelqu’un, définissez un rappel au moins 30 minutes avant la rencontre pour vous donner suffisamment de temps pour vous préparer, comme imprimer des documents, rassembler des statistiques et noter les points dont vous aimeriez discuter et autres.
Vous pouvez également utiliser le calendrier de votre téléphone portable pour gérer les activités quotidiennes. Si vous utilisez Outlook, vous savez peut-être déjà que son calendrier fait partie du logiciel de messagerie vous permettant d’accéder à votre emploi du temps à tout moment et en tout lieu.
8. Donnez l’exemple
Lorsque vous gérez votre temps, n’oubliez pas que vous passez en premier et que les autres passent en second. Comme tout ne peut pas être fait par une seule personne, vous devez apprendre à déléguer. Il y a des tâches que d’autres peuvent accomplir mieux que vous, et il est important de vous décharger de cette charge supplémentaire et de vous concentrer sur d’autres choses qui nécessitent votre attention.
En outre, n’oubliez pas que les autres remarquent votre façon de travailler. Si vous attendez d’eux qu’ils terminent leur travail à temps, vous devez montrer l’exemple en le faisant vous-même.
Si vous êtes en retard, ils le seront aussi. Soyez donc toujours le premier à faire preuve de ponctualité et laissez les autres suivre votre exemple. Quelle que soit la nature de votre travail, vous devez d’abord vous traiter comme votre employé préféré.
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