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Le tampon ou cachet est un objet utilisé surtout dans un cadre professionnel pour apposer sa marque sur les documents ou lettres. Il peut également servir à titre privé et dans ce cas est utilisé pour appliquer un message sur des supports au format papier ou textile. Le but du cachet est également de sceller un document. À l’instar du sceau dont il est dérivé, le cachet permet d’identifier l’origine des documents et protège ces derniers des indiscrétions. Cet objet existe sous différentes formes selon l’usage que l’on veut en faire.
Le tampon professionnel
Le tampon est très utilisé par les professionnels et dans tous les domaines d’activités. Cet objet sert à valider les documents administratifs entrants ou sortants ainsi que les documents internes à l’entreprise. Il s’agit d’un sceau unique et officiel qui est conçu dès la création de l’entreprise, et qui comporte un certain nombre de mentions. Vos documents d’entreprise auront alors plus d’impact si vous utilisez un tampon professionnel car le cachet est un sceau de reconnaissance qui donne également de la valeur à vos écrits officiels. Il possède de nombreuses autres utilités et de nombreux avantages y sont associés.
Les mentions essentielles sur le tampon d’entreprise
Les mentions à faire figurer sur le tampon varient en fonction de l’entreprise et dépendent aussi de sa destination. Les informations varient selon sa destination : usage interne ou externe à l’entreprise. Pour un usage externe, les informations à apposer sont : la dénomination ou raison sociale, l’adresse ou le siège social, le site web, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, le statut juridique, le capital ainsi que le numéro SIRET et le RCS. La TVA intracommunautaire doit également y figurer.
Pour le rendre unique, vous pouvez y ajouter votre logo. Pour les documents internes, il doit surtout renseigner sur son utilisateur ou le service de la provenance des documents. Pour les autoentrepreneurs, le tampon doit mentionner la raison sociale et l’adresse, le numéro SIRET, le contact téléphonique et l’adresse e-mail de l’entreprise. Si vous êtes autoentrepreneur, vous devez également mentionner votre numéro de TVA intracommunautaire.
Le cachet professionnel est pratique
Selon votre domaine d’activité, vous pouvez être amenés à émettre des documents commerciaux comme les devis ou la facture. Ces documents doivent comporter plusieurs informations pour avoir une valeur juridique. Celles-ci peuvent être manuscrites, mais avec le cachet, ce sera plus esthétique et plus rapide. En effet, le cachet vous permet de marquer rapidement un grand nombre de documents.
Le cachet professionnel vous rend crédible
Le cachet apposé sur vos documents leur donne plus de crédibilité que les informations manuscrites. La crédibilité est un facteur capital pour le développement et la pérennité de vos activités professionnelles.
Le cachet d’entreprise informe
Il comporte des mentions relatives à votre entreprise et à vos activités. Lorsqu’il est apposé sur vos documents, il donne des renseignements sur l’entreprise. Il a donc une fonction d’information.
Le cachet d’entreprise permet de vous identifier
Le cachet est unique à votre entreprise. En ce sens, il est différent de tous les autres cachets car il permet donc de vous distinguer, de vos concurrents entre autres. Grâce au tampon, vos documents peuvent être facilement reconnus.
Comment choisir son tampon professionnel ?
Pour choisir votre tampon, vous devez tenir compte de trois facteurs essentiels : la forme, le support et la taille.
Quelle forme pour tampon encreur ?
Chaque forme de tampon a sa propre originalité et doit être choisie en fonction de l’utilisation prévue. On distingue généralement trois formes de cachets déterminées en fonction du support. Il s’agit principalement des formes rectangulaires, rondes, ovales et carrées. La forme la plus courante des tampons encreurs est le rectangle. Il rassemble toutes les mentions utiles de l’entreprise pour faciliter les échanges.
La forme carrée permet de cacheter les documents de manière très précise. Cette forme qui n’est pas très utilisée convient parfaitement aux métiers qui exigent de la rigueur et de la précision : expert-comptable, architecte, avocats, médecins, etc. La forme carrée peut être utilisée seulement pour le logo. Le plus petit format du tampon carré peut servir pour les cartes de fidélité.
La forme ronde permet particulièrement de mettre le maximum d’informations sur le tampon. Il est également possible d’avoir des lignes de textes arrondies, ainsi que des textes écrits à l’horizontale. La particularité de la forme ovale est qu’elle attire l’attention de par sa forme originale et ses courbes. Il est possible d’utiliser deux lignes ovales sur ce tampon. Il est également possible d’avoir un logo au centre et un texte écrit à l’horizontale.
Le support de votre tampon professionnel
Plusieurs supports sont utilisés pour la fabrication du tampon. Cependant, le support le plus utilisé est le bois qui est plus économique et moins encombrant. Il est également plus esthétique et offre un design plus élégant, ce qui donne une certaine authenticité à votre bureau. Toutefois, pour utiliser ce tampon, il vous faudra un encreur séparé. Vous pouvez également opter pour le tampon encreur qui a l’avantage de se recharger en encre automatiquement. Il s’avère alors très pratique et il est également plus léger et peut être facilement rangé dans un porte-document.
Toutefois, vous devez choisir le support de votre tampon en fonction de la fréquence avec laquelle vous l’utilisez. Si vous vous en servez plusieurs fois par jour, il est plus indiqué d’opter pour un tampon industriel qui est métallique. Il est également plus robuste et destiné à un usage intensif. Il existe également le tampon encreur de poche qui est pratique et simple d’utilisation pour les activités nomades.
La taille du tampon professionnel
La taille doit également être choisie en fonction des mentions à faire figurer dessus. En fonction du nombre de lignes prévu et de la présence ou nom du logo, vous déterminerez la taille de votre tampon. Ce choix est important, car le cachet ne doit être ni trop petit ni trop grand pour éviter de déborder sur les documents. Si vous avez prévu un grand nombre de lignes, l’idéal est d’opter pour un tampon industriel. Ce dernier peut contenir jusqu’à 6 lignes, ce qui est la limite en plus du logo. Sa dimension standard est de 673 x 248 pixels ou 57 millimètres X 21 millimètres. Il existe également de plus petites tailles ou au contraire, de plus grandes.
Le modèle de tampon d’entreprise
Le choix du modèle dépend en réalité du nombre de lignes prévu. Il faut compter généralement entre 5 et 6 lignes avec le logo et la signature éventuellement qui occupe une ligne. Vous devez également tenir compte de la taille de l’empreinte. En fonction des informations que vous souhaitez faire figurer sur votre cachet, vous pouvez personnaliser votre tampon. La couleur est aussi un critère de choix et dépend surtout de votre goût personnel. Vous pouvez aussi personnaliser la taille et la police des caractères.
Cas particulier du tampon signature
Ce modèle de tampon est peu utilisé. Il offre pourtant un gain de temps considérable si vous avez un grand nombre de documents à signer au quotidien, tels que les chèques, les formulaires et les imprimés. Cet outil vous permet ainsi de déléguer cette tâche à d’autres personnes pour vous consacrer à l’essentiel. Vous trouverez de nombreux modèles pour les chèques avec la possibilité de personnaliser votre signature par ajout du logo, de vos initiales ou encore du numéro de votre compte bancaire.
Le tampon signature est conçu pour un usage quotidien. Il est résistant et permet une impression sans défaut. Il reproduit exactement votre signature et remplit aisément vos chèques et formulaires. Pour des raisons de sécurité, vous devez le ranger en lieu sûr.
