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Pour comprendre les avantages et les inconvénients du système d’inventaire perpétuel, pensez à une chaîne de glaces qui possède 25 points de vente. De plus, toutes les glaces vendues dans chacun de ces points de vente sont préparées dans une installation centrale qui est située à la périphérie de la ville. Récemment, la chaîne a connu des ruptures de stock en raison d’un afflux soudain de clients dans certains de ses points de vente. Elle envisage donc de s’orienter vers un système de gestion des stocks perpétuels.
Un système d’inventaire perpétuel est un système qui met à jour les niveaux de stocks de manière continue. Ce système s’appuie en grande partie sur l’automatisation pour suivre instantanément les achats et les ventes et mettre à jour immédiatement les registres d’inventaire. Par conséquent, ce système permet aux entreprises de tenir un compte en temps réel de l’inventaire en main.
Avantages du système d’inventaire perpétuel
Mises à jour en temps réel
Un système d’inventaire perpétuel enregistre les variations des niveaux de stock en temps réel, dès que l’entreprise achète des stocks, et dès que l’entreprise vend une partie des stocks. Ainsi, ce suivi continu des stocks donne à une entreprise la capacité de découvrir les articles en stock qui sont en rupture de stock au bon moment.
Ainsi, si la chaîne de glaces constate qu’un parfum particulier de glace est en rupture de stock dans certains points de vente, elle peut réagir au bon moment en préparant une plus grande quantité de cette glace et en l’envoyant aux points de vente où elle était en rupture de stock, avant que le stock de cette glace ne devienne nul et que l’entreprise perde ses clients.
Gérer facilement plusieurs sites
Le système d’inventaire permanent permet à une grande entreprise qui opère sur plusieurs sites de fonctionner facilement. En l’absence de système d’inventaire permanent, il devient difficile de suivre les niveaux d’inventaire de tous les magasins/points de vente à des endroits distincts. Mais, avec un inventaire en temps réel de tous les emplacements sur votre écran, il devient très facile pour l’installation centrale de connaître le besoin total de la chaîne et de passer une commande pour cela.
Prévision plus informée
Un système d’inventaire perpétuel vous permet de comprendre les habitudes d’achat des clients. Par exemple, comme le système d’inventaire est constamment mis à jour, la chaîne de glaces peut découvrir qu’une heure particulière de la journée provoque des pics de demande, ou qu’une condition météorologique est liée à une plus grande demande pour une saveur particulière de glace. Dès lors, sur la base de ces connaissances, l’entreprise peut alors concevoir sa chaîne d’approvisionnement en fonction des habitudes d’achat de ses clients.
Inconvénients du système d’inventaire perpétuel
Technique coûteuse
Les systèmes d’inventaire perpétuel sont coûteux. La technologie nécessaire au fonctionnement du système (codes à barres, scanner, logiciel informatique, etc.) peut représenter une dépense énorme. La mise à jour du système existant pour l’adapter au nouveau système peut également accroître les dépenses. La formation des employés ou l’ajout de nouveaux employés pour travailler sur le système constituent une autre dépense. Par conséquent, pour une petite entreprise avec de faibles marges, ce système n’est pas recommandé.
Bris et gaspillage non comptabilisés
Le système d’inventaire perpétuel utilise les achats et les ventes pour mettre à jour les niveaux d’inventaire. Si certains articles, après avoir été achetés et stockés, tombent en panne ou se gâtent, la direction ne s’en rendra pas compte, à moins qu’un comptage physique ne soit effectué. Mais le comptage physique ne fait pas partie du système d’inventaire permanent. Donc, jusqu’à ce que le comptage physique « volontaire » ait lieu, la direction comptera les pièces cassées comme un inventaire. Il en va de même pour les vols. D’où la possibilité d’une erreur dans le cadre de ce système.
