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Alors que les tâches administratives sont longtemps restées un élément mineur de la gestion de l’entreprise, les métiers de l’assistance administrative prennent aujourd’hui de plus en plus d’ampleur. Quelles possibilités s’offrent aux entreprises pour réaliser leurs démarches administratives ? Et quels sont les avantages à avoir une personne spécialisée dans ce domaine ?
Un processus administratif externalisé
L’externalisation de l’Assistance administrative est un phénomène de plus en plus courant, notamment chez les petites entreprises et les travailleurs indépendants. Grâce à une facturation basée uniquement sur les heures de travail, ce choix permet de réaliser des économies en comparaison de l’embauche d’un salarié. Qui plus est, ces entreprises spécialisées disposent d’assistants qualifiés et expérimentés, qui garantissent un travail efficace et optimisé. Leur connaissance des différents outils existants donne aux entreprises une expertise très importante dans un domaine en constante évolution. En intervenant directement sur place ou bien en télétravail, ces entreprises peuvent réaliser toutes les missions du champ administratif :
- Gestion des flux administratifs
- Archivage
- Traitement des déclarations et des demandes
- Facturation
- Accueil
- Relation clients
L’externalisation des processus administratifs permet donc aux entreprises avec un budget modeste de réaliser toutes leurs obligations administratives sans trop débourser.
Confiez l’assistance administrative à des personnes qualifiées
Une autre possibilité est de répartir la charge administrative à ses différents employés en plus de leur travail habituel. Cette organisation présente toutefois de nombreux désavantages. En premier lieu, le personnel d’une entreprise n’est pas toujours habilité à traiter efficacement ce genre de tâches. L’assistance administrative implique une bonne maîtrise des outils bureautiques, mais aussi une bonne organisation ainsi qu’une solide connaissance des organismes administratifs. Un salarié qui n’est pas habitué à ce genre d’activité risque d’y passer bien plus de temps que nécessaire, et donc de passer moins de temps sur les missions attendues de son poste. Ce risque est particulièrement présent pour les entreprises saisonnières, qui doivent réaliser une intense activité de production dans un intervalle de temps très court. Un personnel qui doit jongler entre les tâches administratives et leur travail initial risque aussi perdre son moral, et donc de devenir moins performant à long terme. Bien que l’administration semble n’apporter aucune plus-value à une entreprise, la qualité du travail qui y est fourni peut avoir un impact significatif sur les autres services de l’entreprise, tant en bien qu’en mal.
Comment faciliter le processus administratif dans une entreprise ?
Les tâches administratives peuvent prendre beaucoup de temps peuvent prendre beaucoup de temps pour s’achever. C’est pourquoi il est nécessaire de bien s’organiser en amont et de définir les besoins de l’entreprise. Des échanges avec le personnel concerné doivent permettre de connaître les solutions à apporter. Le choix des logiciels, par exemple, peut être revu afin de s’adapter aux obligations légales de l’entreprise. Certaines tâches optionnelles, comme la réalisation de tableau de bord, peuvent apporter une véritable plus-value et permettre de choisir une stratégie plus adaptée. Plus qu’un simple exécutant des tâches, l’assistant administratif peut apporter les outils les plus pertinents pour que l’entreprise gagne en efficacité et en réactivité. Cela permet au chef d’entreprise et au personnel de se concentrer sur leur domaine de prédilection : l’activité de l’entreprise.
