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La gestion d’un portefeuille de projet demande énormément de temps, de ressources et d’organisation. Au sein d’une entreprise, elle peut mobiliser une partie conséquente des effectifs pour atteindre les objectifs fixés. Autrement dit, il s’agit d’une démarche qui est loin d’être simple. Cela met en évidence la difficulté du pilotage d’un portefeuille de projets. Dans ce cas précis, vous êtes amenés à superviser plus d’un projet, et ce, simultanément. Heureusement, pour rendre la tâche un peu plus accessible, votre entreprise peut adopter un outil PPM. Nous vous disons comment bien le choisir.
Vérifiez si l’outil PPM est facile à implémenter
Un outil PPM (Project Portfolio Management) est une solution numérique qui est destinée à vous aider à piloter un ensemble de projets. Il est assimilable à un logiciel de gestion de projet adapté à des enjeux et des objectifs plus importants. Afin de choisir l’outil convenable à votre organisation, vous devez considérer un certain nombre de paramètres, qui sont loin d’être superflus.
Bien avant de regarder le prix d’un outil PPM, vous devez vous intéresser à sa facilité d’implémentation. Elle fait référence à la simplicité avec laquelle il peut être intégré aux différentes applications et logiciels dont vous disposez déjà. Plus la solution PPM est simple à implémenter, plus elle vous est avantageuse sur divers plans.
Réalisation d’économies
Un outil PPM qui ne s’adapte pas aux applications de votre entreprise représente un coût supplémentaire. En effet, pour l’utiliser, il vous faudra probablement remplacer l’ensemble ou une grande partie de vos logiciels existants par d’autres qui seront compatibles. Des frais devront donc être engagés dans ce sens ; que ce soit pour les nouveaux abonnements à réaliser et pour l’installation des programmes.
Vous devez alors impérativement vérifier la conformité de l’outil PPM de votre choix à l’ensemble du système de votre entreprise. Pour ce faire, un contrôle préalable peut être initié par vos services compétents.
Prise en main rapide
Il ne sert à rien d’avoir un outil PPM dont l’utilisation représente un casse-tête. Vous ne ferez que perdre du temps et éventuellement de l’argent. Lorsque ce dernier s’accorde avec les solutions de l’entreprise, le dépaysement n’est pas au rendez-vous. Les activités et la gestion peuvent suivre leur cours sans interruption. Quelques heures de mise à niveau sont suffisantes pour que tous les services se l’approprient.
Assurez-vous que l’outil PPM soit simple à utiliser
La simplicité d’utilisation est aussi importante que celle relative à l’implémentation. Même si elles sont souvent confondues, il s’agit de deux aspects distincts. Il est possible de trouver des outils simples à intégrer, mais véritablement complexes à employer au quotidien. L’idéal est de vous procurer un logiciel PPM simple à intégrer et à manipuler. De cette façon, vous ne laissez la place à aucune marge d’erreur. Pour reconnaître un outil qui répond à cette description, quelques vérifications sont nécessaires.
La fluidité de l’outil
Un outil PPM fluide sera forcément simple à utiliser. Vous n’aurez que du plaisir à passer d’une page à l’autre sans difficulté et sans dysfonctionnements. N’hésitez pas à vérifier également le temps de chargement de chaque page. Si ce dernier est trop long, alors le logiciel a encore des choses à améliorer et ne pourra pas vous convenir. Gérer un portefeuille de projets est à la fois délicat et prenant. Utiliser un outil qui n’est pas totalement opérationnel et en accord avec vos attentes n’est pas envisageable.
L’ergonomie
En dehors de la fluidité, un logiciel simple à prendre en main doit être un modèle d’ergonomie. Autrement dit, les options et boutons importants doivent être rapidement accessibles et surtout bien visibles. Les parcours doivent être pensés pour minimiser les étapes inutiles. Le système sera donc plus simple à utiliser. Cela vous permettra d’optimiser votre temps de travail et de répondre plus aisément à vos contraintes.
Veillez à ce que l’outil PPM dispose des fonctionnalités d’aide à la décision
Piloter un grand nombre de projets exige d’avoir une vision d’ensemble des aspects clés de ces derniers. De fait, un bon logiciel PPM doit posséder quelques fonctionnalités qui vont dans ce sens en favorisant un excellent flux d’information. Il s’agit en l’occurrence de celles qui font office d’aide à la décision et facilitent l’orientation globale de l’ensemble de vos projets.
Gestion des cycles des projets
Une fonctionnalité de gestion des cycles de différents projets qui vous sont assignés ne sera que salvatrice. Elle vous aidera à adapter vos décisions en fonction de la progression de chacun d’eux. Autrement dit, vous aurez, avec cette option, une idée claire du moment auquel ils seront à la phase de lancement, de planification ou encore d’exécution. Ce sont différentes étapes qui impliquent des mesures bien précises.
Formulaire de description avancée des projets
Si connaître le niveau d’avancement d’un projet est intéressant, avoir les détails des actions menées jusque-là est encore mieux. Ainsi, il est important que vous ayez accès en permanence aux rapports des différents managers. Avec un formulaire de description inclus dans votre outil PPM, vous avez tout ce qu’il vous faut avec une seule interface.
Le formulaire est assimilable à un compte rendu détaillé de toutes les actions menées dans le cadre de chaque projet. Un tel instrument ne peut que vous faciliter les décisions. Afin de vous faire gagner du temps, à vous et à tous les managers, il y a également le rapport flash qui s’inscrit dans la même catégorie. Il s’agit d’une fonctionnalité qui porte le reporting concernant votre portefeuille de projets à un niveau supérieur.
Tableau de bord d’aide à la décision
Avec un tableau de bord d’aide à la décision, vous avez droit à une vision globale de tous les indicateurs importants à prendre en compte. Ce dernier doit être filtrable par projet et par indicateur pour vous aider à naviguer rapidement et efficacement.
Pensez à l’optimisation des ressources
Les frais à engager et les ressources à utiliser pour la réalisation d’un seul projet peuvent être très conséquents. Il est donc facile d’imaginer ce qu’ils sont susceptibles de représenter pour plusieurs projets à la fois. Même s’il ne fait aucun doute que vous aurez à employer énormément de ressources pour atteindre vos objectifs, les gaspiller n’est pas judicieux. Il est préférable de penser à la meilleure façon de les optimiser.
À titre illustratif, procéder ainsi vous procure une bonne marge pour gérer les imprévus qui ne manquent pas. Par conséquent, pour choisir votre outil PPM, vérifiez au préalable qu’il vous propose des fonctions pour la gestion des coûts. Elles sont diverses et variées.
Tableau de bord ressource-budget-rentabilité
Ce tableau de bord est un outil indispensable à la gestion des ressources. Il vous aide à vous assurer de la disponibilité des fonds avant de les allouer. Il vous donne également des précisions sur la manière dont le budget est employé. Sa consommation est constamment sous surveillance pour éviter toute erreur pouvant ralentir l’un des projets. Vous pouvez vous en servir pour procéder à des ajustements destinés à réduire les coûts.
Suivi financier
Il est important que votre outil PPM dispose d’une fonctionnalité spécialement dédiée au suivi financier. Cet aspect reste très important et tout aussi délicat. Même s’il est inclus dans le tableau de bord du budget et de la rentabilité, vous n’en avez pas tous les détails. Compte tenu de la place des finances dans la réalisation des projets, une fonctionnalité entière doit être consacrée à son suivi.
Avant de vous décider pour votre solution PPM, prenez le temps de vérifier si elle remplit cette condition dans une certaine mesure.
Considérez l’existence de solutions pour faciliter l’exécution des projets
Une solution PPM bien conçue doit mettre à votre disposition des outils vous permettant de fluidifier l’exécution de l’ensemble de vos projets. Autrement dit, il faut qu’il y ait des fonctionnalités relatives à la bonne répartition des tâches et des effectifs.
Planification
Parmi les classiques, il y a la fonctionnalité qui vous permet d’élaborer des plannings détaillés. Elle vous aide à coordonner les actions à mener de sorte à être toujours efficace. En dehors de la possibilité de créer des plans, vous devez pouvoir réaliser et superviser des diagrammes de gestion de tâches comme le diagramme de Gantt.
Collaboration
Toujours dans l’optique de mieux orienter l’exécution du projet, une bonne circulation de l’information est nécessaire. Avec un outil PPM collaboratif, cela est tout à fait possible. Il est très avantageux d’avoir un workflow commun qui favorise un échange constant entre tous les acteurs. Les obstacles et contraintes sont identifiés plus rapidement.
Bien entendu, en plus de tous ces paramètres, votre entreprise doit tenir compte du budget dont elle dispose pour l’acquisition de la solution numérique. Il y a peu de chances qu’un outil PPM complet et offrant un grand nombre de possibilités soit entièrement gratuit. Il faudra donc prévoir des dépenses dans ce sens. Afin qu’elles soient justifiées, ne vous focalisez pas sur le nombre de fonctionnalités à votre disposition.
Il faut avant tout que ces dernières soient en accord avec vos besoins. Si tel n’est pas le cas, elles ne vous serviront majoritairement à rien et vous aurez utilisé des fonds en vain. Si, par exemple, vous n’avez besoin de l’outil que pour piloter des tâches et des ressources sur un projet, orientez-vous vers des solutions qui répondent à cette attente. Une astuce pour mieux vous situer est de faire une comparaison des offres des différents prestataires. Privilégiez ceux qui vous permettent de tester leurs solutions sur une certaine période, et ce, gratuitement.
