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Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à la gestion des congés. On fait face à plusieurs RTT, différentes sortes d’absences et de multiples demandes sur certains dossiers. La gestion des ressources humaines se veut être complexe et se doit de mettre en avant des astuces pour prendre en compte les demandes d’absences et de congés !
Anticiper les demandes de congés des salariés
Les salariés prennent le plus de congés en été et durant les fêtes de fin d’année. Même si ce n’est pas vraiment une surprise, les managers doivent gérer cette affluence. Pour tout administrer, l’anticipation est la clé de tout. Il est important que les collaborateurs vous informent rapidement de leurs demandes de congés pour se projeter et s’organiser. Dans le cadre de votre planification annuelle, cette démarche est importante pour ne pas être dépassé par des tâches stratégiques.
Mise à jour du solde de congés
Vous devez facilement accéder au solde des congés de vos collaborateurs. Cela vous aidera à en savoir plus sur les jours à solder et permettra aux salariés de ne pas perdre les jours non pris. De plus, ils seront alertés que les jours perdus ne sont pas forcément indemnisés, sauf dans le cas d’une absence justifiée comme :
- un accident de travail ;
- un accouchement ;
- une maladie professionnelle.
Grâce à un logiciel de gestion de congé horoquartz, vous allez vous en sortir plus facilement.
Un accès pour tous les collaborateurs
Chaque collaborateur ou salarié doit avoir accès à toutes les données relatives à leurs soldes de congés. Cela vous permettra de gagner du temps dans la gestion et l’anticipation des congés. L’accessibilité, ainsi que la transparence ne doivent pas être négligées. Il est important de pouvoir répondre aux requêtes des divers collaborateurs pour les demandes de solde et de congés.
Mettre en place des règles « justes »
L’employeur est libre d’établir l’ordre de départ de congé. Pour éviter toute incompréhension, il est nécessaire d’expliquer les règles que vous avez mises en place concernant l’attribution des congés. Il est nécessaire de leur expliquer votre mode de fonctionnement, afin que les collaborateurs puissent comprendre les priorités et les objectifs fixés par l’entreprise. Concrètement, vous devez :
- réunir les salariés pour discuter du fonctionnement des prises de congés ;
- informer des contraintes connectées aux ressources ;
- proposer aux collaborateurs de s’organiser entre eux pour les jours de congés ;
- mettre à disposition un planning visible de tous.
Organiser les départs en congés
Dépendamment de toutes les volontés de départ émises, des ressources nécessaires pour effectuer une activité et rester productif, on va organiser les départs. Le manager peut alors mettre en place un planning des congés. Pourquoi ne pas éditer une ligne de départ en imposant plusieurs semaines de vacances durant l’été, par exemple ? Dans tous les cas, il faut s’assurer que les talents ne partent pas en congé en même temps. Enfin, assurez-vous une permanence et surtout rappelez à vos collaborateurs de créer des messages vocaux ou de mettre en place des e-mails automatiques d’excuses.
