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Il est souvent difficile pour les artisans du BTP d’allier leur cœur de métier et la partie administrative. D’ailleurs, nombreux sont les professionnels du bâtiment qui se plaignent d’avoir plusieurs tâches à gérer, en plus de leur activité principale. Face à cela, il devient urgent de chercher des solutions permettant d’optimiser la gestion de l’entreprise BTP. Heureusement, il existe des pistes intéressantes qu’il convient d’exploiter.
Entreprise BTP : mettre en place des objectifs clairs et soigner votre image
Pour optimiser la gestion d’une entreprise BTP, il faut commencer par mettre en place des objectifs spécifiques et soigner son image de marque. Certains artisans ont souvent du mal à faire décoller leurs activités à cause d’objectifs et de stratégies mal définis. Il vous faut donc une véritable stratégie de communication efficace sur le long terme afin d’acquérir de la notoriété.
Nous vous conseillons de prioriser vos relations avec les clients et les fournisseurs. L’idée est de parvenir à véhiculer une image positive de l’entreprise du bâtiment. Les équipes doivent avoir la capacité de s’exprimer cordialement avec les clients durant les échanges. Si une entreprise de bâtiment n’est pas en mesure de s’assurer une bonne image, elle ne pourra pas améliorer sa gestion.
L’utilisation d’un logiciel de devis
Il est également important d’utiliser un logiciel de devis et factures pour simplifier votre gestion et gagner en temps, mais aussi en énergie. La gestion manuelle des factures est une méthode obsolète qui est désormais reléguée au second plan. Et pour cause, elle multiplie les risques d’erreurs et confère à l’entreprise du bâtiment une image d’amateurisme. Il existe de nos jours des logiciels performants qui vous seront d’une très grande utilité.
Un véritable gain de temps
En utilisant un logiciel de facturation BTP, vous gagnez considérablement en temps. De même, vous garantissez plus de sécurité à votre activité. Certaines entreprises considèrent d’ailleurs cette solution comme un moyen de se libérer et de se concentrer sur la prospection et la recherche de nouveaux marchés.
Le logiciel de facture et devis du bâtiment est compatible avec tous les supports mobiles. Par conséquent, les artisans peuvent se servir de leurs smartphones ou de leurs tablettes pour y accéder. Aussi, les factures sont générées de manière professionnelle avec une adresse, un logo et des informations légales relatives à votre activité.
Plus d’évolution grâce à la dématérialisation
Les logiciels BTP ont également l’avantage d’aider les entreprises à évoluer. Vous passerez ainsi des factures physiques aux factures électroniques qui sont beaucoup plus pratiques. Une étude a démontré que la dématérialisation des factures permet de faire des économies de 10 % de temps et de 50 % au niveau des coûts. Ainsi, en utilisant cet outil, vous bénéficiez d’une solution plus simple pour l’envoi et l’archivage.
La projection des coûts
Pour réussir vos projets de construction, il est important de maîtriser les coûts et de bien gérer la performance. L’avantage ici est que vous pourrez prévoir les coûts tout au long du déroulement du projet. Pour connaître avec exactitude les dépenses à prendre en compte, vous aurez besoin de nombreuses données et pièces mobiles. Seul un logiciel de gestion BTP pourra vous aider à y voir plus clair.
Optimiser le processus de comptabilité
Dans le monde du bâtiment, certaines factures de clients sont simples tandis que d’autres ne le sont pas. En fonction du client, il peut y avoir de nombreux détails à inclure dans la facture. De plus, ceux-ci devront être vérifiés et classés.
Les entreprises BTP qui ne disposent pas d’une solution de gestion automatique mettent généralement en place une équipe de facturation. Celle-ci aura pour mission de vérifier les détails et de résoudre les réclamations des clients. Cependant, ce recrutement d’équipe impactera forcément sur les marges de l’entreprise. Le logiciel de devis et de factures vous permet de simplifier votre comptabilité et d’éviter les risques d’erreurs, de perte de temps et de surcoût.
Moins de risques d’erreurs
Le logiciel de facturation et devis BTP vous donne la possibilité de gérer facilement vos flux de trésorerie. En d’autres termes, les processus de facturation sont automatisés et standardisés, ce qui permet de diminuer efficacement les différents frais administratifs. La facturation à travers un outil dédié est ainsi un excellent moyen de réduire la marge d’erreur comparée à la méthode manuelle.
Globalement, le système de facturation réalise une compilation automatique des devis et des coûts. Les factures sont ensuite générées sur cette base.
Artisans du bâtiment : utiliser les outils collaboratifs
Les artisans du bâtiment et de l’immobilier interviennent souvent dans des tâches de grande envergure. Ce sont des chantiers qui nécessitent une collaboration étroite entre les différents acteurs impliqués : gestionnaires, bureaux d’études, maîtres d’œuvre, maîtres d’ouvrage… C’est dans ce cadre qu’interviennent les solutions d’échange de fichiers volumineux qui facilitent amplement ces échanges.
Les avantages des outils collaboratifs
Avec les outils collaboratifs, l’ensemble des intervenants de la maîtrise d’œuvre pourront accéder à des documents déposés sur la plateforme. Ainsi, les informations sont centralisées de sorte que chacun ait une vision globale du projet. Cela vous permet de bénéficier d’une meilleure gestion et d’un suivi optimisé des étapes en cours. Toutes les informations sont disponibles sur une seule et même plateforme.
Les solutions extranet BTP rendent également facile l’envoi de fichiers volumineux tout en assurant une grande sécurité aux informations. Elles mettent à votre disposition des fonctionnalités diverses pour une meilleure gestion.
Quelques outils collaboratifs incontournables
Les plateformes collaboratives sont nombreuses et variées et chacune d’elle présente des avantages qui lui sont propres. On peut citer Google Drive et Office 365 pour la rédaction de documents, la création de slides de présentation, de feuilles de calcul… Ces solutions bureautiques vous permettent ainsi de créer et de modifier les fichiers sur le cloud.
Pour faciliter la communication entre les différents acteurs de projet, nous vous conseillons la plateforme Slack. Il s’agit assurément de la solution de tchat d’entreprise la plus connue. Elle se distingue par sa simplicité d’utilisation et sa compatibilité avec tous les supports. Vous pouvez d’ailleurs la personnaliser avec plusieurs applications.
En tant qu’entreprise BTP, vous travaillez certainement sur plusieurs fichiers à la fois. Afin que ceux-ci soient accessibles à tous, pensez à les stocker en ligne grâce à un service de stockage cloud. À cet effet, Dropbox figure parmi les références du stockage de fichiers en ligne. Cet outil propose également la création d’équipes de collaborateurs, l’intégration d’outils bureautiques…
Dans un projet de BTP, chacun joue un rôle bien défini et a des tâches à accomplir. Le tout, dans des délais bien définis. Grâce à un logiciel de gestion de projet comme Trello, vous pourrez suivre l’avancement des différentes phases du projet. Enfin, pour un agenda partagé et l’organisation de visioconférences, tournez-vous vers les outils collaboratifs comme Google Agenda et Skype.
Recruter un bon superviseur de terrain et un bon gestionnaire de projet
La gestion de votre entreprise BTP sera plus facilement améliorée si vous disposez de ressources humaines compétentes. On pense notamment au chef de projet et au superviseur de terrain. Il est important de choisir des personnes qualifiées et qui ont de l’expérience dans le domaine. Celles-ci doivent avoir une parfaite connaissance des principes de gestion de la construction. De même, elles doivent disposer des capacités requises pour une bonne coordination et une gestion efficace des équipes sur le terrain.
Avoir un service client performant
Vous devez également avoir à disposition une équipe professionnelle et performante chargée de répondre aux demandes des clients. Elle devra ainsi traiter les différends avec soin et exploiter les situations difficiles pour fidéliser ces derniers. L’objectif est d’avoir un taux de réussite client de 100 %. Étant donné que tous les clients ne sont pas faciles à satisfaire, il vous faut une équipe polyvalente et agréable. N’oubliez pas que même si vous avez les meilleurs logiciels de gestion de projet et de devis et facture, vous passez à côté si votre service client n’est pas au top.
Déléguer une partie de la gestion à un assistant
Il convient aussi de noter qu’une seule personne ne peut pas se charger de l’ensemble des tâches dans une entreprise de BTP. Alors pour une meilleure organisation, recrutez un assistant spécialisé. Celui-ci pourra travailler dans l’entreprise ou à distance.
Son rôle sera de se rendre sur le terrain, de faire une évaluation des travaux et de s’entretenir avec les équipes à votre demande. Il se chargera également d’organiser vos rendez-vous, d’échanger avec les fournisseurs de matériaux et de classer les archives. S’il en a les compétences, il peut intervenir dans la partie juridique et fiscale de l’entreprise. Vous pourrez ainsi lui déléguer toutes les tâches qui relèvent de ses compétences et vous concentrer sur d’autres parties de votre activité.
Gérer toute une entreprise n’est pas une chose facile, surtout si celle-ci évolue dans des secteurs complexes comme le bâtiment. Mais grâce à des solutions comme le logiciel devis-factures et les plateformes collaboratives, vous pourrez facilement optimiser cette gestion. Enfin, n’oubliez pas que la qualité des ressources humaines impacte considérablement sur la gestion d’une entreprise.
