Outlook, pour la plupart des gens, c’est avant tout le courrier électronique, j’ai donc pensé qu’il valait mieux commencer nos explorations par là. Il y a d’excellentes chances que vous receviez chaque jour un volume considérable d’e-mails et que vous deviez décider de ce qui a de la valeur et de ce qui n’en a pas. Juste à côté de cette invitation à une réunion de votre plus gros client ou de cette offre de règlement de l’avocat adverse se trouve une offre plus douteuse (ou peut-être moins douteuse) de médicaments d’amélioration masculine bon marché ou de penny stocks.
A part séparer le bon grain de l’ivraie, ou le spam du jambon, si vous voulez, traiter efficacement les e-mails consiste à hiérarchiser, répondre, déléguer, catégoriser et classer ces e-mails de manière efficace. Ce chapitre sera consacré aux outils qu’Outlook vous donne, et à certaines techniques que je vais vous enseigner, pour faire exactement cela.
Je vais également faire une affirmation qui pourrait mettre certains d’entre vous mal à l’aise : vous serez le plus efficace et le plus efficient lorsque votre boîte de réception contiendra zéro (ou seulement quelques) éléments ! Si vous me suivez et acceptez ma théorie, à la fin de ce chapitre, vous aurez une boîte de réception vide et vous profiterez des avantages de productivité qui en découlent.
Pourquoi une boîte de réception vide ?
Commençons par examiner votre boîte de réception. Si vous êtes un avocat typique, elle contient probablement plusieurs centaines, voire quelques milliers de messages électroniques. Vérifiez la barre d’état en bas à gauche et voyons où nous commençons. Vous n’êtes pas obligé de me dire quel est le chiffre – je ne suis qu’un livre de toute façon – mais maintenant vous connaissez la route à suivre. Maintenant, en regardant votre boîte de réception, vous pouvez probablement voir jusqu’à une vingtaine de messages électroniques à la fois. Sans faire défiler les messages, dites-moi quel est le sujet du quatre-vingt-troisième message de votre boîte de réception. Si vous y parvenez, je serai très impressionné. Il y a de fortes chances pour que vous n’y arriviez pas. Voici comment cela vous affecte : disons que vous recevez un message relatif à une affaire. Il s’agit d’un client qui vous demande de lui transmettre des copies de certains documents. Vous décidez que vous serez heureux de le faire, mais que d’autres éléments sont plus prioritaires pour le moment. Vous décidez de répondre à cette demande demain. D’ici là, vous recevez quarante autres messages électroniques, certains importants, d’autres non. Le message de votre client demandant les documents a maintenant disparu de la première page de votre boîte de réception. Avez-vous noté cette demande quelque part ? L’avocat typique ne le fait pas.
Normalement, les avocats ne prennent pas la peine d’ajouter les demandes mineures de ce genre à une sorte de tiquet ou de fichier de gestion de projet. Ils estiment que la tâche demandée est mineure et qu’ils la feront simplement quand ils auront le temps. Le message lui-même servira de rappel pour cette tâche mineure. Le problème est que loin de la vue, loin de l’esprit. L’élément a défilé hors de votre écran, et la plupart des gens ne passent pas assez de temps à faire défiler l’écran de haut en bas, surtout si vous avez des centaines ou des milliers de messages dans votre boîte de réception. L’élément risque réellement d’être oublié, le client négligé. Vous est-il déjà arrivé de faire défiler votre boîte de réception jusqu’aux messages les plus anciens et de trouver un message datant de quelques jours ou de quelques semaines que vous n’avez jamais eu le temps de traiter parce que vous avez tout simplement oublié ? Cela arrive tout le temps. En gardant votre boîte de réception bien rangée, voire vide, vous évitez que cela ne se produise. Outlook vous donne les outils nécessaires pour classer et traiter les messages électroniques sans avoir à perdre ou à oublier quoi que ce soit. Vous pouvez être plus efficace et fournir un meilleur service à vos clients.
