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Dans le contexte actuel, le télétravail ou le home office est de plus en plus répandu. Pour que l’activité d’une entreprise ne soit pas interrompue, le télétravail s’impose. C’est le meilleur moyen d’assurer la continuité de son fonctionnement. Par la même occasion, l’entreprise met ses employés à l’abri et contribue à limiter la propagation du virus. Assurer la gestion des employés en télétravail est toutefois un défi à relever. Cette solution nécessite l’observation de quelques règles. Comment faire pour optimiser le télétravail ?
Optimiser le télétravail de ses employés grâce à la VoIP
L’utilisation d’un central téléphonique VoIP est indispensable pour une entreprise qui décide d’envoyer ses employés en télétravail. Cela permet d’assurer la continuité de l’activité en travaillant à distance. Cette technique permet à vos employés d’optimiser leur télétravail, grâce aux différentes solutions télécom pour entreprises, efficaces pour réaliser leur travail comme s’ils étaient au bureau.
La VoIP est une technologie informatique permettant de relier des communications vocales grâce au réseau internet (IP). Il vous sera donc possible de gérer efficacement l’ensemble de vos appels entrants et sortants une fois le dispositif installé. Contrairement aux lignes téléphoniques classiques, la VoIP utilise uniquement les réseaux internet pour transmettre la voix. Elle permet d’effectuer des économies importantes, et aide également à améliorer la productivité des collaborateurs. Le mode de fonctionnement de ce réseau permet à vos collaborateurs de travailler exactement comme s’ils étaient dans vos locaux, mais à distance.
En tant que dirigeant d’entreprise, il vous est possible de faire installer ce système VoIP afin de travailler à distance, et en adéquation avec l’équipe. De ce fait, que vos employés soient en entreprise ou à la maison, aucun appel ne sera ignoré. Pour assurer la continuité de l’activité, le VoIP reste une solution de communication efficace pour optimiser le télétravail des employés.
Des outils de suivi pour améliorer le travail de ses employés
Pour que vos collaborateurs puissent avancer efficacement sur leur projet, il est indispensable de s’équiper d’outils de gestion adaptés. Pour assurer le suivi de l’évolution de leur travail, vous pouvez mettre à leur disposition des outils comme Zoho Project, Trello, Asana, etc. Ils leur indiqueront les tâches qu’ils doivent effectuer à un moment précis.
L’utilisation de ces outils de suivi vous aide à avoir une vue d’ensemble afin de manager efficacement votre activité. Ils sont équipés de tous les dispositifs professionnels nécessaires pour gérer une équipe à distance, comme un agenda (tel que agendis pour les pompiers par exemple), un ajout de pièce jointe, une messagerie, un tchat, etc.
Mise en place d’un outil de communication à distance
Pour un chef d’entreprise, maintenir la communication entre les collaborateurs, c’est assurer la productivité de l’équipe. Il est donc primordial de laisser à sa disposition un outil de communication interne. Vous pouvez utiliser Slack, très facile à utiliser et qui permet de créer différents groupes. Google talk et hangouts de la messagerie de Google sont aussi des outils très efficaces pour échanger, que ce soit à l’écrit ou en visioconférence.
Pour vos réunions de travail, Zoom est une plateforme spécialisée en vidéoconférences. Elle vous permet de planifier automatiquement les appels à partir de l’agenda de vos collaborateurs sur Google en utilisant un plugin intégré.
