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Pour accueillir les clients, pour une réunion hors de vos bureaux, la location de salle de réunion est une solution. Si vous êtes entrepreneur ou freelance, c’est aussi une alternative pour vos rencontres professionnelles.
Première étape : le lieu
Pour choisir une salle de réunion, choisissez un lieu près de chez vous ou près du lieu de votre rendez-vous. Si vous êtes dans cette ville, cherchez une location salle de réunion Clermont-Ferrand. Cela vous évite de faire des déplacements trop importants, ce qui revient à un gain de temps. Vous avez donc trois critères pour le lieu de la réunion :
- Près de votre bureau si c’est pour une réunion avec l’équipe (via Klaxoon par exemple). Ceci pour ne pas perdre de temps pour les allers-retours.
- Près du bureau de votre client si le lieu de rendez-vous est à votre charge.
- Entre la distance de votre bureau et du celui de votre client si vous êtes à une distance considérable.
Deuxième étape : les salles
Le design
Même si c’est pour une réunion de quelques heures, le design est important. L’atmosphère d’une salle a une influence sur les personnes présentes. Pour un rendez-vous avec un client, choisir une salle avec un design moderne, soutenu et neutre. Pour une réunion interne, ce sera plus convivial.
La capacité
Choisir une capacité selon le nombre de personnes. Nul besoin d’une salle de 15 personnes si vous n’êtes que 4. Ne prenez pas non plus une salle pour 6 personnes si vous êtes 7 ou 9. Les invités doivent être à l’aise et l’espace doit être assez pour tout le monde.
Le prix
Il dépend de la localisation, de la durée, la capacité, le design et des équipements compris dans la salle. Vous pouvez trouver des salles pour 2 à 6 personnes avec tous les équipements et un design très moderne aux alentours de 180€ la demi-journée. Vous pouvez trouver des salles moins chères et plus chères selon les critères.
Troisième étape : les équipements
Une salle de réunion bien placée, avec la capacité qu’il faut et le prix dans votre budget c’est très bien. Mais faut-il qu’elle soit opérationnelle. Certains prestataires proposent des salles plus ou moins nues avec une table et des chaises. Si vous devez faire une présentation, si vous avez un rendez-vous très important, privilégiez une offre complète avec des équipements complets :
- Wi-Fi : c’est toujours utile surtout que tous les outils sont désormais sur le cloud
- Vidéo projecteur : si vous devez faire une présentation par projection
- Un tableau : pour les réunions de brainstorming ou autres
- Une visioconférence : pour les échanges à distance
- Écran interactif : pour des présentations haut de gamme ou pour présenter des applications
- Écran grand format : pour passer une vidéo
- Téléphone de conférence
Les autres critères dans certains cas
Dans certains cas, vous aurez besoin d’un peu plus de services. Par exemple, la possibilité de louer pendant plusieurs jours d’affilée, les dispositifs face à la pandémie de Covid ou encore le service de vestiaire. Il se peut aussi que vous ayez besoin d’un service de déjeuner ou de snacking si vous ne voulez pas sortir du lieu de la réunion. Ce service, certains prestataires le fournissent ; à demander à l’avance dans ce cas. Vous avez besoin d’autres équipements comme un enregistrement vidéo, un reportage photo, faire des invitations. Dans tous les cas, demandez bien au prestataire s’il fournit ou non les services dont vous avez besoin.
