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Les documents sont importants pour une entreprise. Mais leur gestion peut être une tâche difficile. Elle vous empêche parfois de vous concentrer sur votre activité principale. Quelle que soit la nature de votre entreprise, un logiciel GED peut vous offrir de nombreux avantages clés à votre organisation. Essayez, vous verrez.
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Un logiciel GED est un système de Gestion électronique de documents. C’est un outil de gestion documentaire (plus d’infos sur digiposte ) qui utilise le système informatique pour permettre le stockage électronique des documents, l’archivage numérique, la gestion de contenu d’entreprise ainsi que le suivi documentaire.
La gestion des documents prend également en compte les documents scannés et tous les documents-papier numérisés au format PDF notamment.
Les logiciels de gestion des documents sont les précurseurs des logiciels de gestion de contenus ou solution ECM (Enterprise Content Management). C’est pour cela que des confusions se portent souvent entre ces deux appellations.
Pourquoi un logiciel GED est-il indispensable ?
A l’ère du numérique et de la dématérialisation actuelle, les solutions de GED sont devenues essentielles aux entreprises. Avec tous les avantages qu’elles comportent vous n’aurez plus aucune raison de ne pas les adopter.
Utiliser un logiciel GED édité par ELO Digital Office dans vos systèmes documentaires vous permet de gagner en espace de stockage. La numérisation de l’ensemble des documents d’entreprise réduit l’espace nécessaire pour aligner les classeurs et les cartons d’archive. Vous pourrez alors transformer le local d’archivage en bureau, en salle de repos ou en cafétéria pour les employés. Les solutions logicielles GED permettent la réduction des coûts liés au traitement des documents physiques.
La dématérialisation des documents avec le logiciel de GED renforce la sécurisation des documents. Vous pouvez avoir un meilleur contrôle sur les droits d’accès aux documents, surtout ceux qui sont jugés sensibles (protégez vos documents sensibles grâce à un coffre fort numérique ). La solution GED est paramétrable. Vous pouvez, par exemple limiter l’accès à certain type de document à un groupe de responsables uniquement. Le logiciel conserve les dates et l’identité des personnes qui ont pu consulter le document. Cette traçabilité est une fonction essentielle de la transformation numérique des documents. En cas d’anomalie, vous recevrez des messages d’alertes.
Quand le nombre de documents à gérer augmente, il est plus difficile de respecter leur calendrier de cycle de vie. Le logiciel GED dispose de cette fonctionnalité. De plus, il est possible d’automatiser l’archivage électronique des documents (connaissez-vous l’outil my people doc ?). Ce qui offre un gain de temps élevé.
La dématérialisation des processus de gestion de la documentation facilite la /le :
- Partage et diffusion des documents
- Indexation et la recherche de documents
- Dématérialisation des factures fournisseurs (à l’image de l’application mypixid notamment)
- Gestion des flux documentaires
- Classement des documents
- Centralisation des documents administratifs et bureautiques
- Rapidité du circuit de validation en utilisant des signatures et des fichiers électroniques.
Comment choisir un logiciel GED ?
Pour commencer, effectuez d’abord un audit documentaire au sein de votre entreprise, avant d’entamer vos projets de dématérialisation des documents. Vous devez évaluer le volume des documents traités, ceux qui vont être stockés et ceux à numériser.
Cette étude vous permettra de déterminer le type de logiciel GED adapté à votre activité professionnelle. De nombreux modèles de logiciels GED existent sur le marché. Pour choisir, vous devez considérer le volume de données et documents que l’outil va traiter. Puis, sa performance, en fonction du nombre de postes de travail qui vont s’y connecter.
Il existe des logiciels GED Open source comme Maarch, d’autres sont payants. Auprès des professionnels et des conseillers en entreprise, vous trouverez des solutions de dématérialisation pour gérer vos documents de manière probante.
