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En tant que chef d’entreprise, vous êtes constamment à la recherche de moyens pour optimiser vos processus et gagner du temps. Avouons que, la gestion des factures fournisseur est assez chronophage, surtout si les méthodes traditionnelles sont encore en place. Heureusement, il existe des astuces pour moderniser et simplifier cette gestion.
Dans cet article, nous explorerons les 3 meilleures astuces pour vous aider à gagner du temps dans la gestion de vos factures fournisseurs.
1. Utilisez un outil d’automatisation de gestion des factures fournisseur
Qu’est-ce que c’est exactement ?
Les outils d’automatisation pour la gestion des factures fournisseur sont des logiciels conçus pour simplifier et accélérer le traitement des factures.
Ils capturent les informations essentielles des factures papier ou électroniques et les intègrent directement dans votre système comptable.
Utiliser un logiciel pour faciliter la gestion des achats permet également de limiter les saisies manuelles et donc d’éviter les erreurs humaines.
Avantages de l’automatisation
En utilisant un outil d’automatisation, vous pouvez réduire considérablement le temps consacré à la gestion des factures.
Une fois les factures capturées, le traitement se fait automatiquement, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De plus, les outils d’automatisation permettent de diminuer les coûts liés aux erreurs de saisie et aux retards de paiement.
Choisir le bon outil
Lorsque vous choisissez un outil d’automatisation, veillez à ce qu’il soit compatible avec votre système comptable et qu’il réponde à vos besoins spécifiques.
Certains outils offrent des fonctionnalités avancées comme la reconnaissance des données et la mémorisation des corrections, ce qui améliore encore l’efficacité du processus.
Convenez d’un format numérique avec vos fournisseurs
En France, la loi de finance 2020 impose à toutes les entreprises, la facturation électronique pour les relations B2B.
Recevoir un format numérique pour les factures fournisseurs permet de simplifier leur gestion et leur traitement.
Mise en place d’un format numérique
Pour passer au format numérique, commencez par numériser vos factures papier et encouragez vos fournisseurs à envoyer des factures électroniques. Vous pouvez utiliser des formats standardisés comme le PDF ou l’XML pour faciliter l’intégration et le traitement des factures dans votre système comptable.
Avantages du format numérique
Le format numérique présente de nombreux avantages. Il permet une gestion plus rapide et plus fiable des factures, réduit les coûts de traitement, et facilite le suivi et le contrôle des paiements. De plus, en adoptant un format numérique, vous contribuez à la réduction de l’empreinte écologique de votre entreprise.
Archivez correctement : Pourquoi l’archivage est-il crucial ?
Un bon archivage est essentiel pour assurer la conformité et la sécurité des documents financiers.
L’archivage électronique permet de stocker les factures de manière sécurisée et d’y accéder facilement en cas de besoin.
Il est important de respecter les normes en vigueur pour garantir la validité légale des documents archivés.
Méthodes d’archivage
Pour archiver correctement vos factures, vous pouvez utiliser un système de gestion documentaire ou un coffre-fort numérique.
La norme NF Z42-020, par exemple, précise les méthodes applicables aux traitements essentiels de dépôt, lecture, contrôle et destruction des documents.
De même, la norme NF Z42-026 concerne le processus de numérisation et la suppression de l’archivage des documents au format papier.
Avantages de l’archivage électronique
L’archivage électronique offre une accessibilité 24h/24 et 7j/7 à vos factures.
Il facilite les recherches et les audits internes, et assure une conservation sécurisée et fiable des documents.
En cas de contentieux, les copies numériques conformes peuvent être produites comme preuves légales.
