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L’organisation d’un événement d’entreprise peut paraître facile lorsque vous êtes toujours dans la phase de rédaction du projet. Mais dans les faits, la réalité est toute autre. Que votre événement d’entreprise ait un objectif commercial ou non, il est essentiel de bien penser à toutes les phases nécessaires à sa réalisation et les détails qui vous permettront d’en faire un souvenir mémorable. La planification (à l’aide de l’outil gantt ), la rigueur et un brin de créativité sont donc des éléments essentiels pour la réussite de cet événement. Restez donc avec nous pour obtenir quelques conseils qui vous permettront de bien vivre cet épisode de votre vie professionnelle.
Préparez-vous avant l’événement
C’est évident, la réussite de votre événement dépend de cette étape. La première chose à faire est de définir les objectifs de l’événement. En d’autres termes, vous devrez déterminer la ligne directrice qui conduira toute la préparation.
Pour cela, demandez-vous : qui sont vos invités ? Voulez-vous attirer de nouveaux clients et fidéliser votre ancienne clientèle ? Voulez-vous annoncer un changement dans la société ou remercier vos collaborateurs ? En fonction de vos objectifs, vous pourrez par exemple offrir des goodies originaux à vos clients pour les remercier de leur fidélité et pour attirer des prospects.
Ensuite, vous devrez définir le budget à allouer à cette occasion. Cela vous permettra de définir plus clairement ce dont vous avez besoin, mais également d’éviter les mauvaises surprises. Pour déterminer votre budget, vous devez prendre en compte plusieurs éléments tels que le coût de la location du lieu, le prix de l’animation, les frais matériels et techniques, les dépenses en logistique et en communication, le coût de la restauration, etc.
À présent que vous avez déjà défini les objectifs et le budget nécessaire pour la réalisation de votre projet, il est temps de choisir la date et l’endroit où se déroulera l’événement. Pour faire le meilleur choix, prenez en compte les différentes contraintes de vos invités (localisation géographique, emploi du temps, préférences, etc.).
Envoyez les invitations aux invités
Il est primordial de dresser la liste de tous vos convives afin de les prévenir. Vous leur laisserez donc le temps de répondre à votre invitation et de vous informer de leur disponibilité. Si votre événement ne se déroule pas dans les bureaux de votre entreprise, vous devrez envoyer les invitations au moins 3 semaines avant la date retenue.
Par ailleurs, n’hésitez pas également à relancer vos invités une semaine avant le jour J. C’est une étape très importante pour la réservation du lieu, la logistique et la mise en place du buffet.
Restez en contact avec les prestataires
Pour la réussite de votre événement d’entreprise, votre structure n’est pas la seule concernée. Une fois que tous les services dont vous avez besoin sont déterminés, vous devrez bien choisir les prestataires.
Les critères de sélection à retenir sont : leur adaptabilité, leur réactivité et leur disponibilité. Soyez également vigilant et attentif afin de trouver le meilleur rapport qualité/prix pour les services dont vous avez besoin. Prenez également le temps de briefer tous les prestataires et de leur soumettre vos exigences.
