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Pour se faire rembourser une note de frais, il est nécessaire de conserver la facture d’achat, de remplir un fichier et de passer une écriture comptable. Cette démarche est a priori simple jusqu’au moment où la société emploie plusieurs collaborateurs et que les demandes de remboursement s’entassent. Il n’est pas facile pour certains chefs d’entreprise de gérer les notes de frais et de les payer. Pourtant, il s’agit d’une opération nécessaire au sein de l’entreprise. Comment faire une note de frais et comment gérer cette opération très chronophage de l’administration ?
Qu’appelle-t-on note de frais ?
Une note de frais est un justificatif qui permet de recouper une dépense faite par le chef d’entreprise ou un salarié à titre personnel, dans le cadre d’une mission réalisée pour la boîte. En d’autres termes, la note de frais permet au chef d’entreprise ou à un salarié de se faire rembourser par l’entreprise. Bien évidemment, cette option est seulement possible si vous réalisez une dépense personnelle pour le développement de l’activité. Votre dépense doit être justifiable et doit également être proportionnelle au modèle économique de la société.
La gestion des notes de frais, une activité contraignante
Au début, la société ne gère que quelques notes de frais occasionnelles, et tout se passe bien pour le chef d’entreprise et pour les salariés. Mais dès le moment où l’effectif croît, le volume des notes de frais connaît une hausse et celles-ci commencent à s’entasser tout naturellement, et il peut même arriver que certains justificatifs se perdent. Il faut retenir que certaines dépenses impliquent un remboursement aux frais réels tandis que d’autres seraient mieux traitées avec un forfait. Le barème kilométrique s’applique à certains employés de l’entreprise pour des montants différents, qu’il faut calculer continuellement.
Le suivi et la gestion des notes de frais peuvent ainsi devenir de véritables charges administratives qui demandent beaucoup de temps, d’autant plus que les salariés doivent être remboursés rapidement. Il faut également réaliser un traitement comptable rapide. Mais heureusement, il existe des alternatives pour gérer les notes de frais sans pour perdre tout votre temps.
Comment gérer les notes de frais ?
Vous pouvez utiliser un outil de gestion de notes de frais pour simplifier la tâche à la société. Cet outil prendra la forme d’une application , type Mypixid, de gestion des notes de frais adaptée à votre entreprise. L’objectif poursuivi avec le recours à cette application est que chaque collaborateur soit en mesure de suivre ses notes de frais dans l’application, que ce soit sur son ordinateur ou sur son smartphone.
Ainsi, chaque salarié photographie la facture qu’il doit se faire rembourser et la transfère dans l’application. Il se charge du remplissage d’une fiche en fonction de l’organisation de l’application, et le tout est centralisé auprès du logiciel de comptabilité de la société pour une saisie comptable de manière automatique. Avec ce type d’outil, vous pourrez gérer les notes de frais plus rapidement et surtout plus efficacement.
Vous avez également la possibilité de faire appel à expert-comptable qui saura traiter les notes de frais, mais cette solution peut s’avérer onéreuse.
