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Les entreprises qui utilisent des moyens de communication en ligne avec leurs clients, tels que les sites Web, les médias sociaux et les plateformes de commerce électronique, sont capables d’obtenir des résultats financiers plus performants. Cependant, la gestion des flux de trésorerie pour les entreprises en ligne est beaucoup plus compliquée que pour les commerces physiques. Vous devez tenir compte de plusieurs canaux de vente, de différents moyens de paiement et de transactions en plusieurs devises dans votre comptabilité. Voici nos 7 conseils pour tenir au mieux la comptabilité de votre commerce électronique
Conseil 1 – Une comptabilité adéquate est indispensable à votre commerce électronique
Une comptabilité exacte garantit des rapports financiers précis. Des données de paiement catégorisées (produit, client, emplacement, frais, taxe, etc.) faciliteront la préparation des rapports financiers. Ainsi, vous aurez une bonne idée des produits les plus demandés, des emplacements les plus rentables et des clients les plus fidèles. Cependant, la synchronisation de toutes les transactions dans vos plateformes comptables peut être un travail long et nerveux.
En général, les propriétaires d’entreprises choisissent soit de demander l’aide d’un comptable, soit de le faire eux-mêmes manuellement. Une autre solution consiste à utiliser un logiciel d’automatisation de la comptabilité qui synchronisera automatiquement toutes les transactions des différents canaux de vente. Vous disposerez ainsi d’une comptabilité impeccable, de données détaillées et de temps supplémentaire pour vous concentrer sur le développement de votre activité.
Conseil 2 – Intégrez tous vos processeurs de paiement dans une seule plateforme comptable
Si vous souhaitez utiliser plusieurs plateformes de commerce électronique pour votre activité, la première chose à laquelle vous devez penser est de savoir comment systématiser les recettes dans votre comptabilité. Le problème est que tous les processeurs de paiement appliquent des montants de frais différents. Imaginez que vous vendiez vos produits sur Amazon et Etsy, et que vous acceptiez également les paiements sur Stripe et PayPal. Chaque plateforme a son propre modèle de reçu et facture un pourcentage différent pour le transfert du paiement. La saisie de ces données dans les livres vous prend beaucoup de temps. En automatisant ce processus, vous minimiserez le risque d’erreurs et gagnerez votre temps. Connectez tous vos processeurs de paiement à votre plateforme comptable pour rassembler toutes les données de paiement en un seul endroit.
Conseil 3 – Automatisez les paiements réguliers des clients
Faites de votre mieux pour minimiser votre implication dans le processus de paiement. S’il s’agit d’un achat standard sans aucune remise ou offre spéciale, etc., ils doivent être effectués de manière autonome et indépendante. Sinon, en tant que propriétaire d’entreprise, vous ne pourrez pas accorder suffisamment d’attention à des questions plus importantes telles que la croissance de l’entreprise. Il existe plusieurs façons de recevoir automatiquement les paiements des clients :
- Utiliser des plateformes pour créer des factures;
- Appliquer des factures récurrentes pour des paiements réguliers;
- Intégrer des liens de paiement dans votre site web et vos médias sociaux.
Les reçus automatiques seront reflétés dans votre comptabilité en ligne, ce qui vous déchargera de la charge comptable. De même que pour les paiements entrants, la prochaine étape pour vous devrait être l’automatisation des dépenses.
Conseil 4 – Utilisez un logiciel pour organiser les transactions multidevises
Pour obtenir plus de clients, les entreprises doivent améliorer le processus d’achat. Les entreprises de commerce électronique rentables travaillent avec plusieurs plateformes de paiement, communiquent avec leurs clients par différents canaux et proposent des transactions multidevises. Tout cela permet aux clients d’acheter plus facilement votre produit. Toutefois, l’acceptation de paiements multidevises entraîne de nombreuses difficultés comptables. Vous devez suivre les taux de change et compter les taxes et les frais. De nombreuses entreprises qui utilisent des applications en ligne peu fiables à ces fins, obtiennent un taux de change incorrect pour les transactions.
Conseil 5 – Assurez-vous que les clients paient à temps
La clé d’une gestion de trésorerie réussie est de suivre les délais. Si vous n’avez pas de retard dans la réception des paiements et la couverture des dépenses, votre entreprise sera financièrement stable. En revanche, si vos clients ne respectent pas régulièrement les délais de paiement et que vous êtes en situation de crédit avec vos fournisseurs, votre entreprise aura du mal à rester à flot. En plus de l’automatisation des paiements tels que les factures et les liens de paiement, vous pouvez mettre en place des rappels de paiement. À ces fins, un logiciel de comptabilité offre une fonction indispensable pour votre commerce électronique : les règles intelligentes.
Grâce à elle, vous pouvez créer une règle pour envoyer à vos clients des rappels de paiement ou un courriel de « remerciement » après avoir reçu le paiement. Vous pouvez littéralement créer un scénario complet pour chaque client afin de le guider tout au long du processus d’achat. De tels emails et rappels amicaux augmenteront la fidélité des clients et laisseront une impression positive après l’achat.
Conseil 6 – Préparez régulièrement des rapports financiers
Les rapports financiers sont indispensables pour un développement constant de l’entreprise. En analysant vos bénéfices et vos dépenses, vous serez en mesure d’optimiser vos finances et de prendre la bonne décision à l’avenir. Un logiciel de comptabilité permet de suivre vos ventes et vos dépenses et vous aide à préparer toutes les données pour l’analyse.
Conseil 7 – Planifiez vos dépenses d’entreprise
Ne vous débattez pas en essayant de trouver comment couvrir les dépenses parce que vous n’avez toujours pas obtenu de revenus des ventes. Planifiez vos paiements sortants en fonction des paiements entrants. Si vous êtes généralement payé à la fin du mois, vous pouvez reporter certaines dépenses sur cette période également. Par exemple, vous pouvez conclure un accord avec vos fournisseurs pour qu’ils vous paient dans les 60 jours ou demander un report de paiement. Alignez vos dépenses les plus importantes pour qu’elles soient parallèles à vos entrées les plus importantes.
