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Les smartphones, les tablettes et les ordinateurs portables suffisamment petits pour tenir dans un sac à main sont autant de raisons pour lesquelles la connectivité des entreprises s’arrête rarement le soir ou le week-end. Vos clients peuvent vous joindre à tout moment et vous pouvez répondre à tout moment également.
Bien qu’il soit important de maintenir un sens de la vie privée et des moments pour la famille et le repos, vous voulez probablement vous assurer que votre entreprise ne perd pas de prospects pendant ces heures creuses. Aider les employés à apprendre comment et quand répondre (et l’apprendre vous-même) peut faire la différence entre un dossier important qui passe à travers les mailles du filet après 17 heures et contenter un client capricieux à toute heure.
Comment rendre l’entreprise accueillante après les heures de travail
Que vous pensiez qu’il est temps d’embaucher une équipe de nuit, ou que vous cherchiez simplement un moyen de recueillir des informations pendant les soirées, votre entreprise doit paraître accueillante à tout moment.
1. Envisagez d’embaucher de l’aide
Si votre entreprise a tellement de contacts en dehors des heures de bureau qu’il en devient logique, financièrement et autrement, d’avoir quelqu’un sur place pendant les heures non professionnelles, il y a quelques options que vous pourriez aborder.
Messagerie vocale humaine – De nombreuses entreprises ont une personne qui sert de « service de réponse » après les heures de bureau. Cette personne peut ne pas être en mesure de répondre à des questions spécifiques comme vous et votre équipe pouvez le faire, mais elle fournira une voix humaine pour prendre les messages lorsque quelqu’un appelle et que vous êtes à la maison pour la soirée.
Équipe du soir/du week-end – Si vous pensez que vous pouvez gagner plus d’argent que ce que vous perdrez en frais généraux en payant quelques personnes pour travailler le week-end, allez-y.
2. Laissez quelqu’un de virtuel parler.
Peut-être que votre entreprise n’a pas besoin d’un être humain réel, ou d’un groupe d’êtres humains, pour travailler pendant les heures creuses, mais vous aimeriez quand même traiter les quelques appels téléphoniques ou courriels de manière appropriée. Vous pouvez installer une boîte vocale qui indique courtoisement aux gens que leur message a été reçu et que quelqu’un les rappellera rapidement le lendemain matin. Vous pouvez également configurer un courriel de » réponse automatique » aux messages reçus en dehors des heures de bureau.
3. Recueillir les informations le matin.
Puisque vous faites savoir aux clients que vous les rappellerez dès que possible, assurez-vous que quelqu’un le fasse. Vérifiez les messages téléphoniques et les courriels, ou demandez à quelqu’un d’autre de le faire, dès le matin afin que vos clients ne finissent pas par se sentir lésés.
Quand la communication devient nécessaire
Parfois, vous aurez besoin de joindre des employés, ou vice versa, le week-end ou tard le soir. Dans ce cas, il est important d’avoir quelques règles de base pour le processus.
4. Établissez des limites.
Premièrement chose. Quelques limites simples sont nécessaires pour la communication après les heures de travail. Organisez une réunion et demandez à l’équipe quelle est la meilleure façon de les contacter le soir ou le week-end, qu’il s’agisse d’un courriel, d’un appel téléphonique, d’un texte ou d’une messagerie instantanée sans qu’ils aient l’impression que vous vous imposez. Ne partez pas du principe qu’ils n’ont aucun problème à avoir de vos nouvelles en dehors des heures de travail. Il ne fait aucun doute que vos employés ont des modes de vie et des situations familiales très différents.
5. N’abusez pas du privilège.
Une fois que vous avez établi le protocole de communication pour vos employés, assurez-vous de le suivre vous-même, même si vous êtes le superviseur. Vos employés se sentiront plus confiants dans ce qui est exigé de leur poste et cela garantira le respect et de meilleurs rapports avec votre équipe si vous ne leur envoyez pas de textos le dimanche après-midi après que tout le monde ait convenu que le courriel est préférable.
6. Reconnaissez les urgences.
Parfois, la communication directe est inévitable. Il est préférable que vous fassiez savoir à votre équipe exactement quand ces occasions peuvent se présenter. Selon la nature de votre entreprise, il se peut que vous n’ayez rien qui compte vraiment comme une question de vie ou de mort. Néanmoins, vous voudrez vous assurer que les défis sont abordés dès que possible.
Faire une liste – Faites savoir à tout le monde ce qui est qualifié d' »urgence ». Envisagez de garder une liste au bureau et d’en donner une copie à tout le monde. Ayez une chaîne de commandement Certains employés peuvent avoir besoin d’être contactés plus souvent que d’autres en cas de problème.
Utilisez une forme de communication différente – Si votre entreprise utilise les courriels pendant le week-end pour les communications simples et non urgentes, faites savoir à tout le monde qu’un appel téléphonique signifie quelque chose de plus important.
Dans le monde d’aujourd’hui, vos heures d’ouverture peuvent être plus longues que vous ne l’aviez prévu. Mais cela ne signifie pas que la productivité et le style de vie doivent en souffrir. Avec un peu de planification avisée, vous pouvez répondre aux besoins des clients et de l’équipe sans devenir un lieu où tout est travail et rien est loisir.
