Sommaire
Découvrez des techniques et des secrets d’experts en gestion du temps qui augmenteront considérablement votre productivité
Vous arrivez tôt au bureau, vous êtes le dernier à partir, et pourtant les piles de travail inachevé continuent de s’accumuler. Cela vous semble familier ? C’est un scénario bien trop commun pour les managers occupés, à qui l’on demande de plus en plus de faire plus avec moins.
Alors, comment pouvez-vous briser le moule, prendre le dessus sur la charge de travail et réduire le nombre ridicule d’heures que vous passez au bureau ? Vous méritez une vie en dehors du travail, et vous méritez de vous sentir heureux et au top au bureau aussi.
Avec les interruptions constantes auxquelles la plupart des managers sont confrontés, il est facile de voir pourquoi il est pratiquement impossible de faire avancer les choses. Cependant, avec quelques changements disciplinés dans votre routine, et avec l’aide de quelques outils basés sur le web, la recherche d’une plus grande efficacité est plus facile que vous ne le pensez. Voici nos 6 meilleurs conseils pour gagner du temps afin que vos journées au bureau se déroulent comme sur des roulettes.
1. Utilisez des outils en ligne pour la gestion des rotations et la planification des horaires
C’est une évidence. Simplifier la gestion de vos rotations et de vos plannings vous permettra non seulement d’économiser le temps passé à faire le planning en premier lieu, mais aussi de vous épargner le casse-tête de trier les erreurs et les échanges de quarts de travail sur simple pression d’un bouton. Les planificateurs de quarts en ligne vous aident à gérer des couches de logistique.
Avec un logiciel de planification approprié, vous pouvez facilement suivre la disponibilité de votre personnel sans passer de longs appels téléphoniques. Le personnel peut demander des congés (calcul de ses congés avec les jours ouvrés notamment) via le portail en ligne, et vous pouvez les approuver ou les refuser en un instant. Vous pourrez également publier votre planning bien à l’avance, de sorte que les éventuels conflits pourront être repérés et réglés sans que des crises de couverture de dernière minute ne finissent sur votre bureau.
En ce qui concerne votre propre temps, planifiez-le chaque semaine à l’avance. Si vous ne planifiez pas, vous êtes condamné à être emporté par les interruptions quotidiennes qui n’ont pas d’importance. Avec un plan hebdomadaire, vous serez en mesure de vous lancer chaque jour dès que vous atteindrez votre bureau.
2. Hiérarchisez et faites une liste de tâches hebdomadaires réalisables
Vous pensez peut-être que vous hiérarchisez déjà votre charge de travail, mais la plupart d’entre nous pourraient faire mieux. Décomposez vos objectifs mensuels, trimestriels et annuels en tâches hebdomadaires et quotidiennes. Le principal avantage de la décomposition des tâches en petits morceaux est qu’elles sont achevées et cochées sur votre liste de choses à faire. Lorsque des tâches plus importantes restent sur votre liste de choses à faire, elles vous donnent l’impression de ne pas atteindre vos objectifs.
Fixez des objectifs réalistes et soyez impitoyable avec les tâches qui vous font perdre du temps. Soyez flexible et ne vous laissez pas déstabiliser par des changements inattendus
3. Apprenez l’art de la délégation
Lorsque vous avez du mal à maîtriser votre charge de travail et qu’il n’y a pas de lumière au bout du tunnel, tout ce qui peut être délégué doit l’être. Les perfectionnistes et les maniaques du contrôle trouvent l’art de la délégation difficile. Il s’agit de lâcher prise et de faire confiance aux capacités des autres. Il se peut qu’ils n’accomplissent pas la tâche de la même manière ou selon les mêmes normes exigeantes que vous, mais si l’objectif final est atteint, vous devez apprendre à l’accepter, c’est déjà bien.
4. Utilisez un logiciel de gestion des tâches
Si vous en êtes encore à griffonner des listes de choses à faire sur des blocs-notes, vous devez faire preuve de sagesse. Un logiciel de gestion des tâches vous fera gagner des tas de temps et fera du suivi des tâches un jeu d’enfant.
5. Utilisez la technique Pomodoro
Vous avez déjà entendu parler de la méthode de gestion du temps Pomodoro ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de vous libérer d’heures de frustration et d’inefficacité. La technique Pomodoro, développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, repose sur l’idée que nous pouvons travailler intensément et efficacement pendant 25 minutes à la fois. Une courte pause doit ponctuer les tranches de travail de 25 minutes. Toutes les quatre pauses doivent être plus longues.
Utilisez un minuteur pour vous obliger à travailler en respectant strictement le programme. La technique Pomodoro fonctionne en vous maintenant complètement concentré pendant les périodes de travail de 25 minutes, et vous aide à gérer les interruptions. Elle permet également de prédire facilement le nombre de créneaux de 25 minutes supplémentaires dont vous avez besoin pour accomplir la tâche, ce qui vous donne de meilleures compétences en matière de planification du travail.
6. Améliorer la communication et s’efforcer d’être clair
C’est ici que vous ramenez l’élément humain dans votre journée de travail. Il est brillant d’avoir une multitude d’outils basés sur le web pour aider à rationaliser votre charge de travail, mais en tant que manager, vous devez toujours communiquer avec le personnel. Enterrez votre tête dans la technologie, et vous ne faites que demander des problèmes.
S’asseoir en équipe apportera plus d’idées à la table et aidera à apporter des solutions meilleures et réalisables à tous les problèmes. Prévoyez une réunion hebdomadaire avec votre équipe pour vous tenir au courant des tâches en cours, et toutes les 2 ou 3 semaines, faites un brainstorming sur la façon dont vous pouvez rationaliser des projets spécifiques pour améliorer l’efficacité.
Pour aller plus loin, découvrez 39 exemples concrets d’objectifs SMART !
