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Cat : juridique
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Rédiger un appel d’offres (AO) pour trouver un nouvel entrepreneur est un bon moyen d’obtenir des offres compétitives de la part de candidats qualifiés si vous le faites bien. La façon dont vous rédigez la demande de proposition de votre entreprise peut influencer la qualité des propositions que vous recevez. Voici cinq choses que vous pourriez faire pour contaminer votre bassin de réponses.
1. Vous ne ciblez pas les destinataires
Si vous n’avez pris aucune mesure pour limiter les destinataires de votre AO, vous pourriez en fait passer à côté des meilleures propositions. Parfois, les entreprises ne prennent pas la peine de répondre si l’appel d’offres a été étendu à des dizaines et des dizaines d’entreprises. Les réponses aux AO prennent des jours ou des semaines à mettre en place, les entrepreneurs doivent donc estimer que cela vaut la peine de consacrer du temps à la composition d’une réponse approfondie.
2. Votre calendrier est irréaliste
Si les destinataires de votre AO n’ont pas assez de temps pour préparer un devis bien étudié et rédigé, ils ne prendront probablement pas la peine d’en soumettre un du tout. S’ils en soumettent un, il sera probablement mal ficelé et il manquera des informations importantes. Prévoyez suffisamment de temps pour des réponses complètes et professionnelles et indiquez votre calendrier pour la prise de décision. Les dates que vous devriez inclure sont les suivantes : date limite pour les soumissions, notification des finalistes, dates de présentation, décision finale, finalisation du contrat et notification finale pour tous les soumissionnaires.
3. Vous ne répondez pas aux questions
Sans possibilité de clarifier ce que vous demandez, les soumissionnaires peuvent être amenés à deviner ce que vous voulez vraiment. Et il y a de fortes chances pour qu’ils se trompent. Indiquez un point de contact pour les questions sur la demande de propositions et le processus d’appel d’offres et faites de votre mieux pour répondre à ces questions en temps voulu. Votre bénéfice à faire cela sera des propositions de meilleure qualité parmi lesquelles choisir.
4. Vous n’avez pas articulé la façon dont vous évaluerez les devis
Si vous ne décrivez pas vos critères d’évaluation, les réponses seront aléatoires. Dites aux répondants ce que vous recherchez et quels critères sont les plus importants pour vous. Vous obtiendrez des réponses personnalisées qui rendront le processus d’évaluation beaucoup plus facile. Disons que vous êtes plus préoccupé par les délais que par le prix, vous pouvez fournir une liste de variables notées et attribuer une valeur numérique à chacune d’elles.
Par exemple :
- Expertise – 55% ;
- Délai – 25% ;
- Références – 5% ;
- Prix global – 15% ;
5. Votre AO est trop longue
Les entrepreneurs intéressés seront désireux de rédiger une réponse à la AO qui comprend toutes les informations que vous avez demandées, mais une AO longue et alambiquée rendra cela pratiquement impossible. Modifiez les propositions dans un souci de brièveté et de clarté. Si vous avez besoin d’aide pour les réduire, essayez de recommencer avec un modèle et de ne remplir que les informations les plus importantes. Fournissez une liste de contrôle afin que les soumissionnaires puissent facilement voir s’ils ont couvert ou non chacun des éléments requis dans votre demande de propositions.
Vous pouvez également améliorer la qualité des réponses futures en faisant un suivi avec les soumissionnaires et en donnant une critique honnête de leurs propositions. Grâce à ces connaissances, ils seront en mesure de compenser leurs éventuelles faiblesses la prochaine fois que vous lancerez un appel d’offres pour un projet.
